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Comment choisir la bonne solution RPA pour votre caisse ?

Comment sélectionner la bonne solution RPA pour votre coopérative de crédit

Comment choisir la bonne solution RPA pour votre caisse ?

Si vous envisagez d'investir dans une solution RPA pour votre coopérative de crédit, de nombreux facteurs doivent être pris en compte avant de faire le montage final. Ce blog vous guidera à travers chacun d'eux.

Avouons-le, les processus manuels et les tâches répétitives ne vous coûtent pas seulement du temps… ils vous coûtent de l'argent. Les solutions RPA peuvent éliminer ces coûts tout en augmentant l'efficacité de vos employés.

Et c'est pourquoi les coopératives de crédit d'aujourd'hui se tournent vers l'automatisation des processus robotiques pour les aider à réduire les coûts opérationnels, à accroître l'efficacité et la précision du traitement, la génération de rapports et la conformité réglementaire, et à offrir une expérience cohérente aux membres, entre autres cas d'utilisation de la RPA pour les coopératives de crédit.

Selon une étude Gartner CIO menée en 2021, Robotic Process Automation (RPA) poursuit sa trajectoire de croissance rapide, avec une croissance de plus de 20 % par an. Qu'il s'agisse de modifier rapidement les processus hérités ou d'aider votre caisse populaire à gérer les processus à distance, RPA peut vous aider en toute sécurité 24h/24 et 7j/7, où que vous soyez.

Mais en tant que dirigeant d'une coopérative de crédit, il peut être écrasant de faire le tri dans la technologie et la terminologie pour déterminer quelles sont les principales considérations à prendre en compte avant de décider de votre solution d'automatisation qui pourrait s'intégrer à votre institution ?

Une fois que vous avez répondu à toutes les questions ci-dessus, vous pouvez passer à l'étape suivante : sélectionner une solution RPA.

10 choses à considérer lors du choix de la bonne solution RPA pour votre coopérative de crédit

Alors que l'adoption de la Robotic Process Automation (RPA) est en hausse, de nombreux dirigeants de coopératives de crédit ont encore du mal à savoir quelle solution mettre en œuvre pour leur établissement. Il existe de nombreuses solutions, et presque toutes prétendent être une technologie « changeuse de jeu » ou « révolutionnaire », mais peu sont efficaces.

Et la plupart des solutions sont coûteuses (des dizaines de milliers de dollars) et nécessitent un temps considérable pour la mise en œuvre. Cela peut facilement conduire les coopératives de crédit à rester bloquées dans la paralysie de l'analyse - avec trop d'options et pas assez de direction.

C'est pourquoi nous avons mis au point un cadre éprouvé pour parcourir votre liste d'outils RPA sélectionnés et parvenir à une conclusion sur votre solution RPA finale.

Commençons . _

1. Facilité de mise en œuvre

La facilité de mise en œuvre est l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors du choix d'une solution RPA. Si la solution que vous choisissez n'est pas facile à mettre en œuvre, il vous sera alors difficile d'en tirer profit. Vous devriez rechercher une solution RPA avec une interface conviviale et qui a été essayée et testée par d'autres coopératives de crédit.

N'oubliez pas que vous pouvez trouver de nombreuses informations disponibles sur les sites Web des fournisseurs de RPA, mais vous devez leur poser certaines questions pour comprendre la facilité de mise en œuvre.

Voici quelques-unes des questions que vous pouvez poser au fournisseur RPA pour comprendre la facilité de mise en œuvre :

  • A-t-il une architecture ouverte ? Si votre fournisseur n'est pas disposé à partager son code avec vous ou d'autres tiers, cela peut être un signal d'alarme. La possibilité de partager du code est essentielle pour l'interopérabilité et la collaboration entre les fournisseurs.
  • Prend-il en charge tous les principaux systèmes d'exploitation ? Certains fournisseurs ne prennent en charge que Windows, tandis que d'autres ne prennent en charge que Linux ou Unix. Cela pourrait vous empêcher d'utiliser leur solution si votre réseau est basé sur un autre système d'exploitation.
  • Quelle langue utilise-t-il ? Certains fournisseurs n'utilisent que Java, tandis que d'autres utilisent C++ ou Python. Assurez-vous que votre équipe sait programmer dans ce langage avant de s'engager dans une solution RPA.

Posez ces questions et assurez-vous de faire vos propres recherches lors de l'évaluation d'un fournisseur de RPA.

2. Facilité d'utilisation

Lorsqu'il s'agit de trouver la bonne solution RPA pour votre coopérative de crédit, vous voulez vous assurer qu'elle est facile à utiliser. Si vous avez des employés qui ne sont pas familiarisés avec la technologie, la dernière chose que vous souhaitez est qu'ils se sentent intimidés par leur nouveau logiciel.

Une bonne solution RPA sera facile à apprendre et à utiliser pour les utilisateurs afin que les employés n'aient pas à investir dans une formation supplémentaire.

Voici quelques-unes des questions que vous pouvez poser au fournisseur RPA pour vous aider à finaliser votre solution RPA idéale :

  • Y a-t-il une courbe d'apprentissage ?
  • À quoi ressemble l'interface utilisateur de votre solution ? Est-il intuitif, facile à naviguer et à comprendre ?
  • Puis-je former mon personnel à l'utilisation de la plateforme en interne ou le fournisseur propose-t-il une formation ?
  • Existe-t-il une base de connaissances intégrée pour les tâches courantes que le personnel peut exploiter lorsqu'il rencontre des problèmes ?
  • Votre solution comporte-t-elle des règles de workflow ou des étapes d'approbation intégrées afin que n'importe qui puisse apporter des modifications sans passer par les canaux appropriés ?

Rappelez-vous toujours que si un outil est trop compliqué, il peut entraîner des erreurs qui peuvent être difficiles à trouver et à corriger ultérieurement. Si vous voulez éviter de faire des erreurs, vous avez besoin d'outils d'automatisation faciles à utiliser et qui devraient fournir une prise en main suffisante avant que votre caisse populaire ne puisse décoller.

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3. Vitesse

La rapidité est un facteur important à prendre en compte dans votre solution RPA pour votre caisse populaire. Il aide avec le cartographie rapide des processus, ce qui est essentiel lors de l'automatisation d'un processus manuel que quelqu'un a fait à la main pendant des années, voire des décennies. Si vous n'êtes pas à l'aise avec la rapidité, l'automatisation d'un processus peut prendre des mois, voire des années, car vous devrez d'abord identifier chaque étape avant de la créer en tant que tâche RPA dans votre système, ce qui prend du temps et de l'argent.

La bonne solution RPA doit pouvoir cartographier rapidement vos processus manuels. Vous pouvez vérifier si l'outil fournit une cartographie rapide des processus en posant quelques questions au fournisseur RPA :

  • Combien de temps vous faudra-t-il pour cartographier mon processus existant ?
  • Combien de temps vous faudra-t-il pour automatiser le processus manuel ?
  • Puis-je voir une démonstration de la rapidité avec laquelle vous pouvez automatiser mon processus ?

Après avoir obtenu les réponses, écrivez ce que vous attendez d'eux en termes de rapidité. Cela vous aidera à affiner vos choix et à choisir la solution RPA idéale pour votre coopérative de crédit.

4. Caractéristiques techniques

Il est important de comprendre les caractéristiques techniques de la solution RPA que vous avez choisie. Ceux-ci peuvent aller du nombre d'utilisateurs et de sessions simultanées aux types de cas d'utilisation pris en charge.

Par exemple, certaines solutions peuvent être mieux adaptées aux tâches à faible volume et à haute fréquence telles que la saisie de données, tandis que d'autres sont conçues pour des tâches à volume élevé et à faible fréquence comme le traitement par lots. Certains n'offrent que des capacités de script de base, tandis que d'autres ont un langage de script beaucoup plus sophistiqué.

Voici une liste des fonctionnalités qui doivent être incluses dans toute solution RPA que vous évaluez pour votre coopérative de crédit :

Capture et transfert de données en temps réel : le traitement en temps réel garantit l'exactitude des transactions, ce qui est particulièrement important lors de l'automatisation des processus manuels.

Plusieurs points d'intégration : Une solution RPA doit avoir plusieurs points d'intégration afin que vous puissiez la connecter à d'autres systèmes de votre caisse populaire. Cela vous permet d'automatiser les processus dans tous les départements, d'améliorer l'efficacité et de réduire les redondances dans vos opérations.

Automatisation des processus : La possibilité d'automatiser les processus signifie que vous pouvez réduire les coûts associés à l'exécution manuelle de tâches répétitives. Cela permet d'améliorer la productivité des employés tout en réduisant les erreurs et en accélérant le temps de traitement.

Sécurité : bien que la RPA soit incroyablement sécurisée en soi, il est essentiel de s'assurer que toute solution que vous choisissez a été vérifiée par des experts en sécurité et répond à toutes vos exigences de sécurité.

Les caractéristiques techniques d'une solution RPA peuvent être essentielles pour déterminer si elle convient ou non à votre institution. Comprendre le niveau des caractéristiques techniques vous aidera à choisir une solution adaptée à votre caisse populaire.

5. Coût

Le coût est un facteur décisif dans le choix de la bonne solution RPA pour votre coopérative de crédit. En tant que coopérative de crédit, vous recherchez une solution qui apportera plus d'efficacité à vos processus commerciaux et vous permettra d'économiser de l'argent en cours de route. Vous voulez également quelque chose qui vous aide à augmenter votre rentabilité et à rendre vos employés plus heureux.

Le coût du logiciel dépendra de deux facteurs :

  1. Le nombre d'utilisateurs que vous prévoyez d'avoir sur votre système.
  2. Combien de bots devez-vous créer et déployer ?

Il existe deux façons de payer pour l'automatisation : les frais d'abonnement mensuels ou annuels et les coûts par bot. La première catégorie comprend les modèles SaaS qui facturent un tarif forfaitaire pour autant d'utilisateurs que vous le souhaitez, mais pas de bots du tout.

La deuxième catégorie comprend les solutions sur site qui vous obligent à acheter une licence pour chaque bot que vous souhaitez déployer, ce qui peut devenir coûteux rapidement si vous avez des dizaines ou des centaines de bots en cours d'utilisation à un moment donné.

Voici quelques-unes des questions que vous pouvez poser au fournisseur RPA :

  • Combien ça coûte par siège ?
  • De quel type de ressources de développement logiciel ai-je besoin ?
  • Quel est le coût total de possession (TCO) ?
  • Quelle est la durée du contrat ? Puis-je l'annuler à tout moment ?
  • Combien de modules votre solution comprend-elle par défaut, et combien d'autres pouvons-nous ajouter moyennant un coût supplémentaire ?

En tant que responsable d'une coopérative de crédit, vous devez tenir compte du coût total de possession, y compris le matériel et les logiciels, ainsi que des coûts de maintenance continus avant de finaliser votre fournisseur RPA.

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6. Évolutivité

Lors du choix de la bonne solution RPA pour votre coopérative de crédit, l'évolutivité est un facteur décisif.

À mesure que les réglementations évoluent et que les exigences de conformité deviennent plus complexes, vous devez choisir une solution évolutive qui peut évoluer avec vous au fur et à mesure que vos besoins évoluent.

De nombreuses coopératives de crédit souhaitent démarrer rapidement avec la RPA, mais elles veulent également s'assurer qu'elles peuvent développer leur mise en œuvre si nécessaire. Certains fournisseurs proposent des solutions qui peuvent être augmentées ou réduites en fonction de vos besoins. D'autres nécessitent un investissement initial plus important dans les outils d'automatisation.

Vérifiez quel type d'intégration le fournisseur de RPA propose avec d'autres systèmes ? Y a-t-il des limites à quels types de connexions pouvez-vous établir avec d'autres systèmes (par exemple, s'il s'agit uniquement de FTP, de courrier électronique, etc.), ou ont-ils accès à des API de connexion plus robustes ( Application Programming Interface ) ?

Recherchez un fournisseur ayant fait ses preuves en matière d'innovation et de leadership technologique afin qu'il puisse vous aider à vous adapter à l'évolution des exigences réglementaires.

7.Architecture

La sélection d'une solution RPA basée sur l'architecture est extrêmement importante car elle détermine à quel point il vous sera facile ou difficile de l'intégrer à d'autres systèmes de votre organisation.

Par exemple, supposons que vos systèmes soient construits à l'aide de systèmes bancaires, de langages de programmation ou de technologies différents, il peut y avoir des problèmes de compatibilité entre eux, ce qui pourrait entraîner des retards dans le déploiement de nouvelles fonctionnalités ou l'ajout de nouvelles fonctionnalités.

Lorsque vous commencez à envisager des solutions d'automatisation des processus robotiques (RPA), il est essentiel de comprendre les différents types d'architectures disponibles. Le type que vous choisissez dépend des besoins de votre organisation et du montant de l'investissement que vous pouvez faire.

Chaque architecture a ses avantages et ses inconvénients, il est donc essentiel de choisir celle qui convient à votre organisation.

Voici un aperçu des trois principaux types d'architecture RPA :

RPA basé sur le cloud : Les solutions RPA basées sur le cloud sont hébergées dans le cloud, ce qui signifie qu'elles ne nécessitent aucun investissement matériel de votre part. L'inconvénient est que vous aurez un contrôle limité sur l'architecture ou les performances du logiciel. Vous devrez peut-être également payer un supplément pour le stockage si vous stockez de grandes quantités de données ou si vous travaillez avec un grand nombre d'utilisateurs.

RPA sur site : Les solutions RPA sur site sont installées sur vos propres serveurs et gérées par le personnel informatique. Cela vous donne plus de contrôle sur le fonctionnement du logiciel, mais l'installation et la maintenance des nouvelles versions peuvent s'avérer coûteuses et chronophages au fur et à mesure qu'elles sont disponibles.

RPA hybride : La RPA hybride combine les meilleures fonctionnalités des options basées sur le cloud et sur site en hébergeant certains composants de la solution dans le cloud tout en gardant les autres locaux dans votre entreprise.

Vous pouvez choisir entre des solutions cloud ou sur site en fonction des besoins de votre organisation. Si vous recherchez une option rentable, les solutions basées sur le cloud sont les mieux adaptées pour vous. D'autre part, si la sécurité est une préoccupation, les solutions sur site seront idéales.

8. Gestion des exceptions

La gestion des exceptions est cruciale pour choisir la bonne solution RPA pour votre coopérative de crédit.

La gestion des exceptions fait partie intégrante du processus car elle garantit que le système ne manque aucune exception ou erreur pendant son fonctionnement.

Gestion des exceptions est le processus de détection et de résolution des erreurs dans une transaction avant qu'elle ne soit terminée. Ce processus est également appelé gestion des exceptions ou traitement des exceptions. La gestion des exceptions implique l'identification et le traitement des erreurs commises par un processus automatisé avant que le résultat de cette erreur n'atteigne l'utilisateur final. Cela implique également de corriger automatiquement les erreurs qui sont déjà parvenues à l'utilisateur final.

C'est important parce que vous ne voulez pas que vos employés se concentrent sur la correction de toutes sortes d'erreurs au lieu de faire ce pour quoi ils sont payés : servir les membres !

Certaines solutions RPA vous permettent de définir des exceptions et des conditions qui arrêtent l'exécution du processus lorsqu'elles se produisent. D'autres solutions ne fournissent pas cette fonctionnalité, ce qui signifie que s'il y a une exception, tout le processus échoue et s'arrête.

Dans les deux cas, il vous faudra plus de temps pour résoudre le problème que si vous aviez un mécanisme de gestion des exceptions approprié intégré à votre système dès le départ. Alors, attention !

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9. Assistance fournisseur

L'un des facteurs les plus importants dans le choix de la bonne solution RPA est le support du fournisseur. Il est déjà assez difficile de mettre en place une nouvelle technologie sans se soucier de savoir si vous pouvez ou non obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin.

Vous devriez être en mesure d'obtenir les réponses dont vous avez besoin lorsque vous en avez besoin auprès de l'équipe d'assistance du fournisseur. Ils devraient être en mesure d'offrir des conseils sur la meilleure façon de mettre en œuvre leur solution au sein de votre organisation et sur tout problème potentiel pouvant survenir lors de la mise en œuvre. Le fournisseur doit également proposer des sessions de formation afin que les employés puissent apprendre à utiliser le logiciel de manière efficace et efficiente.

Voici quelques-unes des questions que vous pouvez poser au fournisseur RPA :

  • Quel type de support le fournisseur offre-t-il ?
  • Offrez-vous une assistance 24h/24 et 7j/7 ?
  • Quel est votre SLA (Service Level Agreement) ?
  • Est-ce par mail ou par téléphone ?
  • Dans quel délai répondront-ils à vos questions ?
  • Quel type de formation puis-je suivre ? Est-ce inclus dans mon forfait ou dois-je payer un supplément ?

Vous voulez également vous assurer qu'il n'y a pas de coûts cachés associés à l'utilisation de ce type de solution. Certains fournisseurs peuvent facturer des frais mensuels uniquement pour avoir accès à leur logiciel. Ou facturez un supplément si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités ou des fonctionnalités supplémentaires à ce qui est déjà inclus dans leur offre de produits de base (vérifiez donc attentivement toutes les conditions).

10. Gouvernance

La gouvernance ne doit pas être confondue avec l'architecture ou la conception globale d'une plateforme RPA. Il s'agit davantage de la performance de la plate-forme, de sa facilité d'utilisation et de la visibilité dont vous bénéficiez sur l'ensemble des opérations.

La gouvernance n'est rien d'autre que des tableaux de bord et des mécanismes de surveillance de votre solution RPA.

La gouvernance vous offre la possibilité de surveiller tous vos processus à partir d'un seul tableau de bord. Il vous aide à signaler l'état de chaque processus à tout moment avec un minimum d'effort. S'il y a des goulots d'étranglement ou des problèmes dans un processus, il vous alertera immédiatement pour prendre les mesures appropriées rapidement et efficacement.

Un tableau de bord de bonne gouvernance pourrait montrer ce qui suit :

  • Les performances de la solution mesurent des paramètres spécifiques tels que le volume de transactions, le temps de réponse moyen, les taux d'erreur, etc.
  • Les performances des processus individuels ou des tâches exécutées par les robots logiciels peuvent être mesurées à l'aide d'indicateurs de performance clés tels que le débit, la précision, etc.
  • L'état de l'état d'exécution actuel (en cours ou terminé) et toutes les erreurs ou exceptions qui peuvent s'être produites pendant l'exécution du processus.

À emporter

Le choix d'un fournisseur est une décision cruciale qui aura un impact direct sur l'avenir de votre caisse populaire. Vous devez prendre le temps de rechercher vos options avant de prendre une décision finale. Cela vous aidera à vous assurer que vous sélectionnez le bon fournisseur et à éviter tout problème potentiel sur la route.

Vous vous demandez comment utiliser la RPA pour augmenter la productivité de votre équipe tout en réduisant les frais généraux et les menaces ? Zuci est là pour vous aider, avec des experts expérimentés pour vous guider à travers toutes les étapes de la mise en œuvre de l'automatisation intelligente.

Réservez une démonstration pour poser vos questions et discuter de la manière dont Zuci Systems permet aux coopératives de crédit d'utiliser des solutions d'automatisation robotique.

Janaha Vivek

I write about fintech, data, and everything around it | Senior Marketing Specialist @ Zuci Systems.