Zet je eigen automatiseringskoffie

Als je het woord robotprocessen of automatisering hoort, denk je dan aan hyperintelligente softwarerobots die onze banen overnemen? Pizza’s maken of koffie serveren of de wet handhaven? Hoe spannend deze beelden ook zijn, echte automatisering is eenvoudig, nuttig en is al ingebed in veel processen om ons heen – denk aan zelfkassa’s in supermarkten, klantenservice op Amazon of zelfs je koffiezetapparaat.

Voor een klein bedrijf is het grootste voordeel de flexibiliteit en de mogelijkheid om elke keer weer een unieke klantervaring te leveren. Dat is iets wat grotere organisaties niet kunnen evenaren. Het addertje onder het gras is dat eigenaars van kleine bedrijven meerdere petten dragen en nauwelijks de tijd hebben om dat potentieel te blijven waarmaken. Ze hebben meestal een handvol werknemers en moeten alles gedaan krijgen, en goed gedaan. Dat klinkt als een hele uitdaging. Gelukkig is er een eenvoudige oplossing.

Automatisering!

Automatisering geeft kleine bedrijven meer tijd voor de menselijke aspecten van het runnen van hun bedrijf, door veelvoorkomende, repetitieve taken over te nemen. Terwijl grote bedrijven automatisering gebruiken om ervaringen te standaardiseren, kunnen kleine bedrijven automatisering gebruiken om ze te personaliseren. Simpelweg door alledaagse taken over te dragen aan een intelligent, geautomatiseerd systeem en meer tijd vrij te maken om te focussen op mensen, op een verbeterde klantervaring. Slimme automatisering vermindert menselijke fouten, helpt sneller te reageren op problemen en maakt een efficiëntere toewijzing van middelen mogelijk.

Dus wat weerhoudt kleinere bedrijven ervan om te automatiseren? Het antwoord is eenvoudig – kosten en complexiteit. Eigenaars van kleine bedrijven kijken naar de vele automatiseringssoftware en -tools waarover wordt gesproken en worden afgeschrikt door de kosten van het implementeren en onderhouden van een automatiseringssysteem. Bovendien willen ze geen duur AI-talent aannemen en onderhouden. Ze zitten ook met de vraag welke processen ze moeten automatiseren. Wat zijn de gebieden in hun bedrijf waar automatisering een impact kan hebben? Zullen werknemers het wel gebruiken? Bovendien weten ze na verloop van tijd niet meer wat ze met de tool aan moeten als ze eenmaal licenties hebben gekocht op basis van het verkooppraatje van de verkoper.

Ben je er klaar voor?

Om te beginnen is een van de eerste dingen die een klein bedrijf moet doen als het gebieden zoekt om te automatiseren, het identificeren van herhaling. Computers kunnen geleerd worden om net zo goed of beter te imiteren en te herhalen dan mensen. Een van de grootste verschillen is de snelheid waarmee ze taken kunnen uitvoeren. Houd er tegelijkertijd rekening mee dat deze processen meestal een aantal stappen bevatten die tijdens de digitale overgang worden vergeten. Het automatiseren van elk bedrijfsproces vereist gedetailleerde beschrijvingen om dubbelzinnigheid te voorkomen die een negatieve invloed kan hebben op het eindresultaat.

Automatiseringsgereedheid betekent duidelijker gezegd dat je ervoor moet zorgen dat je automatiseringsproject in lijn is met wat het bedrijf nu nodig heeft en wat het in de toekomst nodig zou kunnen hebben. Je moet zowel kortetermijndoelen als je langetermijnvisie en -doelen in gedachten houden. Interne teams moeten heel duidelijk zijn over wat er geautomatiseerd moet worden en wat het verwachte rendement is. Er zijn zoveel handmatige processen – zoals het invoeren van grootboeken en het verwerken van documenten – die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Deze vervelende processen vallen zeker niet onder de categorie geïnspireerd werk. Bovendien is het ook gevoelig voor menselijke fouten. Automatisering zal deze inspanningen helpen stroomlijnen en de kans op fouten elimineren of op zijn minst minimaliseren. Automatisering kan ook worden gebruikt voor interactie met klanten over processen zoals bewijs van levering, claims, retourzendingen enzovoort.

Om klaar te zijn voor automatisering moet je ook de integratiebehoeften van je doelapplicatie met andere platformen evalueren. Begin niet met grote en complexe automatiseringsprojecten, maar identificeer eerst kleine automatiseringspilots die zeer snel kunnen worden geïmplementeerd en onmiddellijk waarde kunnen opleveren. Enkele voorbeelden zijn het beheer van back-uplogs, storingen en incidentenbeheer. En dan doorgroeien naar complexere taken zoals het testen van software, gegevensvalidatie, het integreren van meerdere modules enzovoort.

Houd wel een belangrijk punt in gedachten: als het menselijke element hoog is in een van de processen die geautomatiseerd moeten worden, moet je waarschijnlijk heroverwegen om het überhaupt te automatiseren.

Nu kun je nog steeds intern een automatiseringstool bouwen zonder een leger automatiseringsexperts in te huren of dure, aanpasbare automatiseringssoftware aan te schaffen die ook nog eens jaarlijkse kosten met zich meebrengt. Het kan natuurlijk niet puur een in-house inspanning zijn, maar zal een mix moeten zijn van uitbesteding en het zelf maken van herbruikbare softwareblokken.

Als eigenaar van een klein bedrijf moet je samenwerken met een automatiseringsexpert die als consultant optreedt en je begeleidt bij de praktische evaluatie en toepassing van deze krachtige nieuwe technologieën. Ons team bij Zuci heeft oplossingen ontworpen die volledig technologie-agnostisch zijn, zodat je geen wijzigingen hoeft aan te brengen in bestaande systemen. Ons product ZUBOT, voortgekomen uit machine learning, maakt het voor kleinere bedrijven zo eenvoudig om hun eigen geautomatiseerde systemen te bouwen volgens hun specifieke vereisten. Met ZUBOT kun je taken automatiseren zoals:

– Scannen en genereren van documenten en spreadsheets

– Automatisch reageren op triggers

– Gegevens verzamelen en verwerken

– Toegang tot uw cloud stack met vooraf gebouwde connectors

– Looping in bijna alles met browserautomatisering

Veel kleine bedrijven richten zich eerst op automatische bedrijfsprocessen en bouwen geleidelijk de weg naar meer intelligentie en een meer cognitieve benadering. De sleutel tot succesvolle interne automatisering is klein beginnen en gaandeweg uitbreiden. Implementeer uw interne automatiseringssoftware in eerste instantie voor meer alledaagse en minder kritische processen, volg de resultaten en verfijn uw oplossing voor betere prestaties met behulp van platforms zoals ZUBOT die u helpen verfijnde producten te ontwikkelen door middel van grondige tests.