Reading Time: 6 mins

Je eigen automatiseringskoffie zetten

wat is cognitieve automatisering?

Je eigen automatiseringskoffie zetten

Als je het woord robotprocessen of automatisering hoort, denk je dan aan hyperintelligente, softwaregestuurde robots die onze banen overnemen? Pizza’s maken of koffie schenken of politie handhaven? Hoe opwindend deze beelden ook zijn, echte automatisering is eenvoudig, nuttig en is al ingebed in veel processen die tegenwoordig om ons heen plaatsvinden – denk aan zelfkassa’s bij supermarkten, klantenservice op Amazon of zelfs je koffiezetapparaat.

Voor een klein bedrijf is het grootste voordeel de flexibiliteit en het vermogen om elke keer een unieke klantervaring te bieden. Dat is iets dat grotere organisaties niet kunnen repliceren. De vangst is dat eigenaren van kleine bedrijven meerdere hoeden dragen en nauwelijks de tijd hebben om dat potentieel te blijven waarmaken. Ze hebben meestal een handvol werknemers en moeten alles gedaan krijgen, en goed gedaan. Dat klinkt als een hele uitdaging. Gelukkig is er een simpele oplossing.

Voer automatisering in!

Automatisering geeft kleine bedrijven meer tijd voor de menselijke aspecten van het runnen van hun bedrijf, door veelvoorkomende, repetitieve taken over te nemen. Terwijl grote ondernemingen automatisering gebruiken om ervaringen te standaardiseren, kunnen kleine bedrijven automatisering gebruiken om ze te personaliseren. Simpelweg door alledaagse taken over te dragen aan een intelligent, geautomatiseerd systeem en meer tijd te hebben om te focussen op mensen, op een verbeterde klantervaring. Slimme automatisering vermindert menselijke fouten, helpt sneller op problemen te reageren en zorgt voor een efficiëntere toewijzing van middelen.

Dus wat weerhoudt kleinere bedrijven ervan om automatisering toe te passen? Het antwoord is simpel: kosten en complexiteit. Eigenaren van kleine bedrijven kijken naar de vele automatiseringssoftware en -tools waarover wordt gesproken en worden afgeschrikt door de kosten van het implementeren en onderhouden van een automatiseringssysteem. Bovendien willen ze geen duur AI-talent aannemen en behouden. Ze hebben ook moeite met de gedachte welke processen ze moeten automatiseren. Wat zijn de gebieden in hun bedrijf waar automatisering een impact kan hebben? Zullen medewerkers het ook gebruiken? Bovendien, als ze eenmaal licenties hebben gekocht op basis van het verkooppraatje van de leverancier, weten ze na verloop van tijd niet meer wat ze met de tool moeten doen.

Ben je klaar genoeg?

Om te beginnen is het identificeren van herhalingen een van de eerste dingen die een klein bedrijf moet doen bij het zoeken naar gebieden om te automatiseren. Computers kunnen worden geleerd om net zo goed of beter te emuleren en te herhalen dan mensen. Een van de grootste verschillen is de snelheid waarmee ze taken kunnen uitvoeren. Houd er tegelijkertijd rekening mee dat deze processen doorgaans een aantal stappen bevatten die tijdens de digitale transitie worden vergeten. Het automatiseren van elk bedrijfsproces vereist gedetailleerde beschrijvingen om dubbelzinnigheid te voorkomen die een negatief effect kan hebben op het uiteindelijke resultaat.

In duidelijker bewoordingen betekent gereedheid voor automatisering ervoor zorgen dat uw automatiseringsproject in overeenstemming is met wat het bedrijf nu nodig heeft en wat het in de toekomst nodig kan hebben. U moet zowel kortetermijndoelen als uw langetermijnvisie en -doelstellingen in gedachten houden. Interne teams moeten heel duidelijk zijn over wat er moet worden geautomatiseerd en over het verwachte rendement. Er zijn zoveel handmatige processen – zoals grootboekboekingen en documentverwerking – die eenvoudig kunnen worden geautomatiseerd. Deze vervelende processen vallen zeker niet onder de categorie geïnspireerd werk. Bovendien werkt het ook dat gevoelig is voor menselijke fouten. Door automatisering in te voeren, kunnen deze inspanningen worden gestroomlijnd en wordt de kans op fouten geëlimineerd of op zijn minst geminimaliseerd. Automatisering kan ook worden gebruikt om met klanten te communiceren over processen zoals bewijs van levering, claims en retouren, enzovoort.

Klaar zijn voor automatisering omvat ook het evalueren van de integratiebehoeften die uw doeltoepassing heeft met andere platforms. In plaats van te beginnen met grote en complexe automatiseringsprojecten, moet u beginnen met het identificeren van kleine automatiseringspilots die zeer snel kunnen worden geïmplementeerd en onmiddellijk waarde kunnen opleveren. Enkele voorbeelden zijn back-uplogboekbeheer, servicestoringen en incidentbeheer. En ga dan door met complexere taken zoals softwaretesten, gegevensvalidatie, integratie van meerdere modules enzovoort.

Houd wel een belangrijk punt in gedachten dat als het menselijke element hoog is in een van de processen die voor automatisering zijn bedoeld, u waarschijnlijk moet overwegen om het helemaal te automatiseren.

Nu kunt u nog steeds in-house een automatiseringstool bouwen zonder een leger van automatiseringsexperts in te huren of dure, aanpasbare automatiseringssoftware aan te schaffen die ook jaarlijkse kosten met zich meebrengt. Het kan natuurlijk geen pure interne inspanning zijn, maar het zal een mix moeten zijn van outsourcing en het intern creëren van herbruikbare softwareblokken.

Als eigenaar van een klein bedrijf moet u samenwerken met een automatiseringsexpert die als adviseur optreedt en u begeleidt bij de praktische evaluatie en toepassing van deze krachtige nieuwe technologieën. Ons team bij Zuci heeft oplossingen ontworpen die volledig technologie-agnostisch zijn, waardoor u geen wijzigingen aan bestaande systemen hoeft aan te brengen. Ons product ZUBOT, voortgekomen uit machine learning, maakt het voor een kleiner bedrijf zo gemakkelijk om hun eigen geautomatiseerde systemen te bouwen volgens hun specifieke vereisten. Met ZUBOT kun je taken automatiseren zoals:

· Scannen en genereren van documenten en spreadsheets

· Automatisch reageren op triggers

· Gegevens verzamelen en verwerken

· Toegang tot uw cloudstack met kant-en-klare connectoren

· Loop bijna alles in met browserautomatisering

Veel kleine bedrijven richten zich eerst op automatische bedrijfsprocessen en bouwen geleidelijk het pad op voor meer intelligentie en een meer cognitieve benadering. De sleutel tot succesvolle interne automatisering is om klein te beginnen en in de loop van de tijd op te bouwen. Implementeer uw interne automatiseringssoftware in eerste instantie voor meer alledaagse en minder kritieke processen, volg de resultaten en verfijn uw oplossing voor betere prestaties met behulp van platforms zoals ZUBOT die u helpen bij het ontwikkelen van verfijnde producten door middel van diepgaande tests.

Keerthi Veerappan

An INFJ personality wielding brevity in speech and writing. Marketer @ Zucisystems.