Hoe kiest u de juiste business intelligence-oplossing voor uw bedrijf?

In deze blog leggen we 1 1 belangrijke zaken uit om rekening mee te houden bij het kiezen van een BI-tool voor jouw organisatie.

We snappen je. Het kan een ontmoedigende taak zijn om erachter te komen welke Business Intelligence (BI)-tool het beste is voor uw bedrijf. Van grote ondernemingen zoals IBM, Oracle en Microsoft tot kleinere zoals MicroStrategy, Qlik en Tableau, de lijst met BI-tools is enorm. En elke BI-tool biedt verschillende functies, prijsstructuren en implementatieopties om uit te kiezen.

Maak je echter geen zorgen. We hebben je gedekt.

Deze blog helpt u op weg bij het selecteren van de juiste Business Intelligence-tool die effectief past bij uw zakelijke behoeften.

Laten we beginnen.

1. What kind of data do you want to analyze?  

Before choosing the right BI tool, you need to know what kind of data you want to analyze. That’s because different BI dashboards are designed for different types of data analysis. 

For example, suppose you want to analyze transactional data (e.g., sales transactions). In that case, a business intelligence tool designed for analyzing transactional data will be more useful than one designed for analyzing social media or other unstructured data sources. 

You should also consider whether your business needs a single platform that can handle all types of data or multiple platforms to handle specific types of data. For example, if your business needs to analyze and visualize transactional and social media data, it may require two separate platforms. However, a single platform should suffice if it only needs to analyze transactional data (e.g., sales transactions). 

Clearly define what you would want to do with your BI tool, and it will make the vetting process much easier. 

2. How quickly do you need that information from your BI tool? 

The speed of reporting can be important, depending on the nature of your business and the information you need to make decisions.  

For example, if you are a large company with hundreds of locations, you might need to see how each location is performing at any given time. If it takes 10 minutes for your BI tool to generate a report that lists every location’s sales for the day, then it’s going to take 10 minutes for you to review and understand what you’re looking at. That might not be an issue if you’re only interested in seeing how each store performed for one hour or one day.  

Still, it might cause problems if your goal is to see how sales are trending over time or if you want quick access to up-to-date information about each location’s performance. 

Here are a few questions that you can ask the salesperson or check on the BI tools that you are considering: 

• How long does it take for your BI tool to load data? 
• How long does it take for your BI tool to generate reports? 
• Do you have to wait for predefined periods of time (perhaps overnight) for data to be refreshed or updated? 

Not all BI tools are created equal when it comes to speed and performance. Some business intelligence tools may take several minutes or even hours to run reports or analyses on large datasets — this can be frustrating if you need results immediately. It’s crucial to select a business intelligence solution with enough computing power and memory to handle the amount of data you have without slowing down or crashing at inopportune times.

4. Zijn er beveiligings- en privacyproblemen voor uw bedrijf?

Het belangrijkste om te overwegen voordat u een BI-tool kiest, is of het platform al dan niet beveiliging en privacybescherming voor uw gegevens biedt.

De gegevens die u verzamelt, zijn gevoelig. Sommige kunnen persoonlijke informatie, financiële details of andere eigendomsgegevens bevatten die u privé wilt houden.

U wilt geen gevoelige informatie delen met iemand die deze zou kunnen misbruiken of kwetsbaar kan maken voor hackpogingen. De beste BI-platforms bieden codering, wachtwoordbeveiliging en andere beveiligingen om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd zijn tegen nieuwsgierige blikken.

Hier zijn een paar vragen die u aan de verkoper kunt stellen of de BI-tools die u overweegt te bekijken:

• Heeft de tool die u overweegt een solide beveiligingsrecord?
• Bieden ze coderingsfuncties?
• Wat voor soort privacycontroles bieden ze?
• Zijn er beveiligings- en governancefuncties, waaronder ondersteuning voor gegevensclassificatie, op rollen gebaseerde beveiliging, versleuteling en controle?
• En hoe gaan ze om met klantenondersteuning in het geval van een inbreuk?

U moet dit allemaal weten voordat u zich aanmeldt voor een service.

5. Hoeveel training is er nodig voor werknemers om de tool te gebruiken?

Gebruiksgemak – Je moet in staat zijn om: ga snel aan de slag met het gebruik van een BI-tool met minimale training vereist door uw IT-afdeling. Als dit niet het geval is, kan het maanden duren voordat u resultaten kunt zien van het gebruik van de tool – wat niet goed is als u op zoek bent naar onmiddellijke resultaten.

U wilt niet investeren in een product waarvoor lange trainingssessies nodig zijn of waarvoor medewerkers weken of maanden nodig hebben om het te leren gebruiken.

Hier zijn enkele vragen die u kunnen helpen bij het finaliseren van uw ideale BI-tool:

• Hoeveel tijd zullen medewerkers nodig hebben om de tool te leren gebruiken?
• Heeft uw bedrijf toegang tot getrainde analisten die kunnen helpen bij het beheren en onderhouden van de software?
• Heeft u ondersteuning nodig van een extern bedrijf of een externe leverancier?

Veel bedrijven bieden tegen meerprijs ondersteuningscontracten voor continue implementatie en onderhoud. Als u tegelijkertijd snelheid en schaalbaarheid nodig hebt, is het misschien iets dat u eerst wilt overwegen voordat u software aanschaft.

6. Hoeveel kost de BI-tool en wat zijn de lopende kosten?

De meeste BI-tools hebben een eerste prijskaartje, maar er zijn ook doorlopende kosten aan het gebruik ervan. Deze omvatten opleidings- en advieskosten, kosten voor licentieverlenging en onderhoudskosten.

Houd er rekening mee dat de kosten van leverancier tot leverancier verschillen, maar hier zijn enkele dingen die u kunt verwachten te betalen:

Prijsmodellen: Sommige leveranciers rekenen per stoel of per gebruiker, terwijl anderen rekenen op basis van het aantal gegevensbronnen in het systeem. Dit laatste model is vaak duurder omdat er meer maatwerk nodig is.

Licentiekosten: Deze vergoedingen kunnen gebaseerd zijn op het aantal gebruikers of seats. Sommige leveranciers bieden meerdere licentieniveaus – zoals basis, standaard of enterprise – en brengen dienovereenkomstig kosten in rekening.

Kosten voor gegevensbeheer: als uw organisatie hulp nodig heeft bij het opzetten van datasets en het laden ervan in het systeem, kunt u voor deze service extra betalen.

Overweeg hoe deze kosten uw budget zullen beïnvloeden bij het kiezen van een BI-tool.

7. Wat voor soort ondersteuning bieden ze als er iets misgaat?

Een zeer belangrijke stap bij het selecteren van een business intelligence-oplossing is begrijpen welk type ondersteuning u wilt. Wil je samenwerken met iemand die voor de lange termijn bij je is, of wil je zo snel mogelijk iets up and running hebben? Dit zal u helpen bepalen hoeveel tijd en geld u aan het project moet besteden.

U moet ervoor zorgen dat uw leverancier 24/7 ondersteuning biedt en dat het gemakkelijk is om contact met hen op te nemen als u vragen of problemen heeft met hun product. De meeste leveranciers bieden telefonische ondersteuning en e-mailondersteuning, maar sommige bieden ook livechat.

Zorg ervoor dat u de volgende vragen aan het leveranciersteam stelt voordat u uw perfecte BI-tool selecteert:

• Wat gebeurt er als mijn bedrijf problemen ondervindt bij het gebruik van uw product?
• Biedt u 24/7 ondersteuning via e-mail of telefoon?
• Hoe lang duurt het doorgaans voordat u reageert op verzoeken om hulp?
• Wat als er iets misgaat met de BI-software op locatie of in de cloud: heb je nog steeds toegang tot je BI-tool?
• Verstrekt u opleidings- en ondersteuningsdocumentatie?

Door deze vragen te stellen, kunt u de juiste business intelligence-tool kiezen.

8. Is er een gratis proefperiode zodat je het kunt uitproberen voordat je beslist of je het wilt kopen?

Het kopen van een business intelligence-oplossing is als het kopen van een auto. Je kunt pas weten of de auto geschikt voor je is als je erin rijdt, maar als dat niet zo is, zit je met een citroen.

Dat gezegd hebbende, controleer altijd of de software een gratis proefperiode heeft, zodat u deze kunt uitproberen voordat u besluit deze aan te schaffen. Dit kan een belangrijke factor zijn om u te helpen beslissen of het geschikt is voor uw bedrijf en of het eventuele problemen die u nu ondervindt, zal oplossen.

Zodra u een oplossing heeft gevonden die past bij uw budget en een gratis proefperiode heeft, moet u ervoor zorgen dat deze over alle belangrijke functies voor uw zakelijke behoeften beschikt. .

Onthoud dat u een BI-oplossing wilt die flexibel genoeg is om met uw bedrijf mee te groeien en waarde te bieden zonder al te veel geld te kosten of te veel resources in beslag te nemen om in de loop van de tijd te implementeren of te onderhouden.

10. Is integratie met andere BI-tools, ETL-tools en analyseservices in de cloud of on-premises mogelijk?

Dit is een goede vraag om te stellen, omdat het bepaalt hoe moeilijk het is om verbinding te maken met andere applicaties die uw bedrijf gebruikt. Als uw bedrijf met meerdere systemen moet integreren, moet u op zoek naar een oplossing met integratiemogelijkheden.

Zorg ervoor dat u de volgende vragen aan het leveranciersteam stelt voordat u uw perfecte BI-tool selecteert:

• Wat zijn de verschillende soorten gegevensbronnen die voor rapportage kunnen worden gebruikt?
• Hoeveel tijd kost het om bestaande gegevens in het systeem te laden?
• Is het mogelijk om te integreren met andere BI-tools van derden?
• Biedt de tool ondersteuning van derden voor connectoren naar andere typen gegevensbronnen?
• Ondersteunt mijn huidige databasesysteem de functies van deze software?
• Kan ik deze software gebruiken voor al mijn databronnen, waaronder cloudapplicaties, big data, social media, etc.?

Zodra u weet wat u wilt, kunt u BI-leveranciers screenen door hun aanbod te vergelijken en uw ideale partner te sluiten.

11. Welke technische vaardigheden heb ik nodig om deze software te gebruiken?

Het zal je misschien verbazen dat sommige van de beste business intelligence-software op de markt eigenlijk heel gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te gebruiken is voor iedereen – zelfs als ze geen achtergrond in technologie hebben! Er zijn echter enkele oplossingen die een aanzienlijke hoeveelheid technische kennis en training vereisen voordat u ze effectief kunt gebruiken.

Zorg ervoor dat elk hulpmiddel dat u kiest in de eerste categorie valt, zodat u geen problemen zult hebben om aan de slag te gaan zodra u ermee begint te werken.

Final Thoughts 

The first step in selecting a BI solution is knowing what you want it to do. Do you want it to help you manage your analytics projects? Or do you want it to provide analytics for all departments in your organization? 

Next, consider how much time and money you’re willing to spend training employees to use the software. If you’re looking for a one-stop-shop that includes pre-loaded reports that meet your needs, go with an integrated solution like Tableau or QlikView; if you prefer building custom reports from scratch using Excel, go with MicroStrategy or Microsoft Power BI. 

Lastly, ask yourself whether you are looking for a simple way to view your data in an easy-to-digest format. A reporting tool might be all you need. However, if your company needs to analyze its data in more detail, you might also want to consider a data mining tool. Whatever your needs are, we can help you with our data visualization services and become your reliable partner. Want to learn more? Talk to one of our experts. 

Read Next:

• Power BI Vs Tableau : A Comparison 
• 6 Best Practices To Use DOMO The Right Way 
• Data Lake vs. Data Warehouse vs. Data Mart