Parfois appelée “automatisation intelligente” ou “smart automation”, la “RPA” est un terme générique désignant des systèmes logiciels avancés qui peuvent être programmés pour effectuer une série de tâches qui nécessitaient auparavant une intervention humaine.
D’autres solutions robotiques intègrent l’apprentissage automatique et comprennent l’informatique cognitive et l’intelligence artificielle.
Les tâches routinières, basées sur des règles et les opérations de base que les employés trouvent répétitives et banales pourraient être idéales pour la mise en œuvre de la RPA.
Les applications logicielles de RPA sont communément appelées “ETP numériques” ou “substituts humains” parce qu’elles peuvent travailler et interagir avec les systèmes existants comme le ferait une personne.
Les fournisseurs de ces nouveaux logiciels affirment qu’ils coûtent généralement un tiers du coût d’un employé offshore ou un cinquième du coût d’un employé onshore, mais qu’ils peuvent travailler sans interruption et sans erreur humaine – s’ils sont programmés correctement.

Avec de tels chiffres, il n’est pas étonnant que la RPA ait attiré l’attention des organisations de services partagés, qui sont conçues pour réduire les coûts et fournir des processus de back-office et un soutien commercial cohérents.
Source : Gartner : Gartner
Pour les entreprises qui se lancent dans l’automatisation ou qui y consacrent des fonds, il est vraiment important de comprendre ce qu’est l’automatisation robotique des processus (RPA), comment la mettre en œuvre, quels sont les avantages qu’elle peut apporter et quels sont les obstacles que vous rencontrerez en cours de route.
Il est essentiel de disposer d’un plan solide pour relever ces défis.
Pour mieux comprendre les conclusions de Gartner et de Blueprint, j’ai fait appel à nos experts en la matière.
Bonjour !
Je suis Keerthi V, stratège marketing chez Zuci Systems.

Cette lettre d’information a pour but de couvrir

• Se préparer à l’automatisation
• Feuille de route pour la mise en œuvre de la RPA
• Transition vers l’automatisation intelligente – Facteurs à prendre en compte et facteurs indispensables
• Outils RPA
• Traiter la dette technique dans l’APR
• Concepts de gestion du changement
• Défis courants dans la mise en œuvre de la RPA et moyens de les surmonter

Jyothsna Chandran : Vous trouverez ci-dessous quelques domaines clés à prendre en compte pour identifier l’état de préparation à l’automatisation d’une organisation.
En examinant ces facteurs, les organisations peuvent se faire une idée de leur état de préparation à l’automatisation et prendre des décisions éclairées pour mettre en œuvre efficacement des initiatives d’automatisation.
Identifier les bons processus à automatiser : Tous les processus ne se prêtent pas à l’automatisation.
Les organisations doivent identifier les tâches et les fonctions qui peuvent bénéficier de l’automatisation afin de prendre des décisions éclairées.
Recherchez les tâches ou les processus basés sur des règles, répétitifs et impliquant un volume élevé de transactions.
Considérez les tâches qui nécessitent un effort humain important, mais qui sont régies par des règles et des lignes directrices claires.
Ce sont souvent des candidats appropriés pour l’automatisation.
Maturité de l’automatisation et normalisation des processus : comprenez les capacités d’automatisation actuelles de votre organisation.
Évaluez le niveau d’adoption de l’automatisation et de normalisation des processus dans les différents services.
L’automatisation est plus efficace dans les processus standardisés.
Évaluez le niveau de normalisation des processus ciblés afin de déterminer s’ils se prêtent à l’automatisation.
Créer votre feuille de route pour l’automatisation : Grâce aux résultats de l’évaluation de la maturité de l’automatisation, il est temps de créer votre feuille de route pour l’automatisation.
Adaptez votre plan en fonction des besoins et des objectifs propres à votre organisation.
Définissez des étapes et des délais réalisables pour la mise en œuvre de l’automatisation.
Réfléchissez à la manière dont chaque phase de l’automatisation s’aligne sur la stratégie globale de votre entreprise.
Préparez-vous à faire face aux obstacles : Les obstacles les plus courants sont la résistance des employés au changement, les inquiétudes concernant la sécurité de l’emploi et les complexités techniques.
Le succès de l’automatisation dépend de la volonté de votre équipe d’accepter les changements.
Proposez des programmes de formation complets pour aider les employés à s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux flux de travail.
Mécanismes de gouvernance : Dans le cadre des mécanismes de gouvernance, évaluez l’engagement des dirigeants.
Évaluez l’infrastructure technologique, les mesures de sécurité et envisagez l’évolutivité.

• Assurer la conformité réglementaire
• Évaluer l’état de préparation au changement
• Effectuer une analyse coûts-bénéfices
• Définir des indicateurs de performance clés pour mesurer le succès

Jyothsna Chandran :

Avant d’aborder le processus et les étapes clés d’une feuille de route RPA, il convient de comprendre les quatre axes de l’automatisation, à savoir les personnes, les processus, les systèmes et les objectifs.

Lorsque les personnes disposent du bon ensemble de compétences numériques et en intégrant les personnes et les opérations, le processus d’innovation commence par l’automatisation.
Imaginez de nouveaux processus.
Qu’est-ce qui peut être fait différemment maintenant qu’il y a l’automatisation ?
Que peut-on faire qui n’était pas possible auparavant ?
Comment pouvez-vous lancer des activités plus rapidement ?
Passez de procédures basées sur des règles à des processus basés sur des modèles en mettant en œuvre des modèles d’apprentissage automatique sur vos données disponibles.
L’automatisation permet d’alimenter ces modèles en données et d’en extraire des informations.
Grâce à l’expérimentation continue, vous pouvez améliorer la prise de décision, la rendre plus efficace et plus réactive face à l’évolution rapide des conditions du marché.
Tout ce qui précède fait progresser l’objectif d’une organisation qui consiste à passer du banal au spécial.

Rajalakshmi Sivaramakrishnan :

Définir les objectifs stratégiques : Définissez clairement les objectifs stratégiques de votre démarche RPA et assurez-vous qu’ils sont en parfaite adéquation avec la stratégie et la vision de votre entreprise.
Évaluer les processus actuels : Les entreprises doivent identifier et prioriser les processus à fort volume, peu complexes, stables et standardisés.
L’évaluation des avantages et des risques, y compris les économies potentielles et la conformité réglementaire, est cruciale pour une stratégie d’automatisation réussie.
Concevez votre solution : La création d’un plan détaillé de la manière dont les robots logiciels interagiront avec les applications, les systèmes et les sources de données impliqués dans le processus est une autre étape cruciale.
Développez une preuve de concept (PoC) : Un PoC bien établi dans la feuille de route de la mise en œuvre de la RPA offre une approche pratique et stratégique pour valider, affiner et obtenir des informations précieuses.
Cette étape jette les bases d’une automatisation réussie et évolutive.
Optimisation et mise à l’échelle : Cette phase consiste à traiter les problèmes, les erreurs et les goulets d’étranglement, à rechercher des possibilités d’amélioration et à mettre à jour pour assurer une qualité durable.
Vous pouvez également envisager d’étendre votre solution à d’autres processus, départements ou sites si cela s’avère bénéfique.

72% des organisations ont indiqué que leur parc RPA contient principalement une automatisation simple, basée sur des règles, avec un peu d’automatisation intelligente – Blueprint Report

Rajalakshmi Sivaramakrishnan : L’automatisation intelligente est un système qui utilise l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches de routine avec une précision accrue.

Facteurs à prendre en compte :

• Inclusion de chatbots et d’assistants virtuels pour améliorer l’engagement des utilisateurs.
• Intégrer des systèmes dotés de fonctionnalités d’apprentissage adaptatif pour promouvoir l’amélioration continue.
• La personnalisation et la flexibilité permettent de s’adapter aux exigences spécifiques de l’entreprise et de répondre aux demandes diverses et changeantes de l’environnement de l’entreprise.
• Intégration de différentes technologies et plateformes pour établir une infrastructure numérique unifiée et efficace.

Facteurs indispensables :

• Mise en œuvre de l’analyse avancée et de l’apprentissage automatique pour l’analyse des données et l’apprentissage adaptatif.
• Intégrer des capacités cognitives, telles que le traitement du langage naturel, pour améliorer la résolution des problèmes.
• Capacité à adapter les solutions d’automatisation à diverses fonctions de l’entreprise et à gérer des charges de travail accrues.
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité solides pour protéger les données sensibles et garantir la conformité.

En outre, le quadrant magique de Gartner pour la RPA met en lumière

Keerthi : “Dans l’étude menée par Blueprint en 2022 sur l’état de la RPA, l’amélioration de la gouvernance était l’objectif principal que les organisations voulaient améliorer pour leur pratique de l’automatisation à l’avenir.”

Jyothsna Chandran :

La gouvernance peut être envisagée sous trois grands angles : les personnes, les processus et la technologie.
Les personnes : Quels sont les rôles et les responsabilités de votre équipe d’automatisation ?
Il s’agit notamment de définir les besoins en ressources, les rôles et responsabilités formels et de développer les compétences opérationnelles nécessaires.
Du point de vue des processus, comment concevez-vous les processus qui régissent et contrôlent l’automatisation tout en encourageant son adoption à grande échelle ?
Les domaines à prendre en compte vont de la définition d’une structure qui guide tout, depuis les versions jusqu’à la gestion des incidents, en passant par le soutien des automatisations de tiers.
Du point de vuetechnologique, comment tirez-vous parti de la technologie pour mettre en œuvre et gérer le programme ? Pour ce faire, vous pouvez utiliser des capacités permettant d’identifier, de gérer et de signaler de manière proactive les problèmes opérationnels.
Une équipe d’experts RPA autonome et évolutive qui met les capacités d’automatisation à la disposition de l’ensemble de l’organisation afin d’assurer l’efficacité des processus opérationnels, d’accroître la valeur de l’entreprise et d’avoir un impact positif global.
Quelle que soit sa tâche, l’essentiel du travail d’un robot consiste à concrétiser la vision de l’entreprise.
Pour atteindre cet objectif, il est conseillé à l’entreprise de créer un centre d’excellence (CoE) qui permette à la RPA de s’intégrer efficacement dans l’entreprise et de garantir les connaissances et les ressources pour les déploiements futurs.
La création d’un CoE formel est une étape importante pour garantir le potentiel d’automatisation d’une organisation.

La mise en place d’un centre d’expertise RPA nécessite plus qu’une simple équipe informatique générique.
Il faut une équipe qui soutiendra ce processus depuis la mise en œuvre, la gestion et l’extension de l’automatisation à l’ensemble de l’entreprise.

50% des organisations interrogées ont déclaré avoir déjà un centre d’excellence RPA et 39% ont avoué que même si elles n’en ont pas actuellement, elles prévoient d’en mettre un en place – Rapport Blueprint

Étape 1 : Développer les compétences et les capacités pour la RPA : Au cœur de votre CdE se trouve l’équipe d’exploitation robotique, qui se compose d’un ensemble de rôles et de responsabilités clairement définis.
L’équipe est chargée de mettre en œuvre et de gérer l’automatisation rapidement, efficacement et en toute sécurité.
Les rôles importants comprennent un sponsor, un champion, un gestionnaire du changement, un ou plusieurs analystes commerciaux, un architecte de solutions RPA, un ou plusieurs développeurs RPA et des ingénieurs Infra RPA.
Étape 2 : Modèle de gouvernance efficace : Le processus de gouvernance supervise l’évaluation des opportunités de RPA et la hiérarchisation des activités d’automatisation.
Il établit les modèles et les lignes directrices pour l’évaluation, la conception, le développement, le déploiement, le pipeline de la demande, la gestion du changement et la gestion des risques.
La gouvernance permet d’attribuer des rôles afin de garantir une collaboration et une communication solides entre les équipes chargées des affaires, de l’informatique et de la conformité.
Le processus de gouvernance décrit également les mesures de performance et de productivité.
Étape 3 : Activer le centre d’expertise et préparer la mise à l’échelle :

• Commencez par un projet, mais prévoyez-en plusieurs
• Intégrer l’apprentissage en cours de route
• Gérer la complexité de la dette technique
• S’attendre à ce que le rôle et le modèle de fonctionnement du CdE évoluent au fil du temps.
• Guider le CdE dans l’exploration de l’hyper automatisation

Keerthi : “Microsoft Power Automate est la plateforme RPA la plus utilisée (60%)” – Rapport Blueprint.
Votre avis sur la question.

Jyothsna Chandran :

Microsoft Power Automate n’est pas typiquement classé comme un outil traditionnel d’automatisation des processus robotiques (RPA), mais est plutôt considéré comme une plateforme d’automatisation avec un accent plus large sur l’automatisation des flux de travail, l’automatisation des processus d’affaires et les capacités d’intégration.

La raison la plus fréquemment citée par les organisations qui utilisent plusieurs outils RPA est la compatibilité avec l’architecture de l’entreprise (27%) – Blueprint Report

La comparaison entre Microsoft Power Automate et d’autres outils RPA dédiés, tels que UiPath, Blue Prism ou Automation Anywhere, doit tenir compte de plusieurs facteurs.

Rajalakshmi Sivaramakrishnan :

MS Power Automate par rapport à d’autres outils RPA :

Jyothsna Chandran :

Même avant l’apparition des robots, les architectes d’entreprise et la communauté technique s’inquiétaient de la dette technique.
Aujourd’hui, cette préoccupation s’est accélérée.
La dette technique est due au fait que l’entreprise adopte plus rapidement de plus en plus de fonctionnalités ou, dans le cas présent, de robots, sans tenir compte de la possibilité d’un code redondant, inutilisé, non comptabilisé ou inapproprié (sous la forme d’artefacts de robots) qui encombre l’entreprise.
Il est essentiel de disposer d’une stratégie standardisée à l’échelle de l’entreprise pour la mise en œuvre de la RPA et de l’automatisation intelligente afin de réaliser des investissements intelligents visant à réduire la dette technique plutôt qu’à l’augmenter.

Pour qu’un centre d’excellence aide une organisation à atteindre ses objectifs en matière de RPA, il doit également gérer les complexités sous-jacentes de la technologie.
Cela signifie qu’il appartient aux membres du CdE de contrôler la conception, le code source, de gérer les problèmes de version et les informations d’identification dynamiques permettant aux robots d’accéder aux systèmes existants.

Jyothsna Chandran :

La gestion du changement est un facteur essentiel de la réussite de la mise en œuvre de la RPA.
Les initiatives de RPA entraînent souvent des changements significatifs dans les processus, les rôles et la dynamique organisationnelle.
La gestion de ces changements est essentielle pour maximiser les avantages de l’automatisation.
Voici quelques aspects clés soulignant l’importance de la gestion du changement dans la mise en œuvre de la RPA :
Engagement des employés : La gestion du changement implique l’engagement des employés à tous les niveaux de l’organisation.
S’assurer que les employés comprennent l’objectif de la RPA, l’impact qu’elle aura sur leur rôle et la manière dont elle s’aligne sur les objectifs de l’organisation permet de renforcer le soutien et de réduire la résistance.
Stratégie de communication : Les employés doivent être informés de l’initiative de RPA, de ses objectifs et de ses avantages.
Des mises à jour régulières et des canaux de communication ouverts permettent de gérer les attentes et de répondre aux préoccupations.
Programmes de formation : Une formation adéquate est essentielle pour que les employés s’adaptent aux nouvelles technologies et aux nouveaux processus.
Les programmes de formation doivent être conçus pour permettre aux employés d’acquérir les compétences nécessaires pour travailler aux côtés des robots RPA et de comprendre leurs nouvelles responsabilités.
Champions du changement : L’identification et l’autonomisation des champions du changement au sein de l’organisation peuvent influencer de manière significative le succès de la mise en œuvre de la RPA.
Ces personnes peuvent servir de défenseurs, aider à diffuser l’information, répondre aux préoccupations et inspirer les autres.
Fixer des attentes réalistes : La gestion des attentes est cruciale pour le succès de l’APR.
Communiquer clairement ce que l’APR peut et ne peut pas réaliser permet d’éviter les attentes irréalistes.
Soutien du leadership : Le leadership joue un rôle essentiel dans la gestion du changement.
Un soutien et un engagement visibles de la part de la direction générale donnent un ton positif à l’ensemble de l’organisation.
Les dirigeants doivent communiquer l’importance stratégique de la RPA et participer activement au processus de changement.
Mesurer et célébrer le succès : Enfin et surtout, établissez des indicateurs de performance clés pour mesurer le succès de la mise en œuvre de la RPA.
Renforcez l’impact positif de l’initiative d’automatisation.
Les organisations qui investissent du temps et des ressources pour prendre en compte l’aspect humain de l’équation du changement ont plus de chances d’adopter la RPA avec succès et d’en tirer des avantages à long terme.

Jyothsna Chandran :

En anticipant et en traitant les pièges les plus courants, les organisations peuvent augmenter la probabilité d’une mise en œuvre réussie de la RPA et profiter pleinement des avantages de l’automatisation.
La réévaluation et l’optimisation régulières des processus contribueront à un succès durable sur le long terme.

La plupart des organisations (41%) ont mis en place leur pratique RPA avec des parties externes, et un pourcentage significatif (34%) a déclaré avoir utilisé une combinaison de ressources internes et externes pour mettre en œuvre l’automatisation – Blueprint Report

En savoir plus sur le sujet :

• Quadrant magique RPA de Gartner
• État de l’APR en 2023
• Construire une stratégie d’automatisation : Une question de leadership, par Forbes Tech Council

Nous vous remercions de votre lecture !
Nous sommes impatients d’approfondir la question de la RPA et de sa mise en œuvre dans nos prochaines éditions.
Si vous aimez notre contenu, montrez-nous votre soutien en – vous abonnant à notre lettre d’information trimestrielle, Sound bytes ici.
et en partageant cet article avec votre équipe.
Votre soutien nous est précieux !