Onderzoek naar de kosten van RPA-implementatie

Wat zijn de kosten voor het implementeren van RPA?

Laten we eerst eens kijken naar de statistieken: volgens Deloitte zouden kleine tot middelgrote ondernemingen (MKB) tussen de €4.000 en €15.000 kunnen investeren in één enkele bot. Grotere ondernemingen zouden daarentegen wel 20 miljoen dollar kunnen uitgeven voor een uitgebreide RPA-oplossing met maximaal 500 robots. Deze schaal van automatisering heeft het potentieel om meer dan 1.000 werknemers te vervangen en besparingen van meer dan $100 miljoen op te leveren.

RPA is de echte game changer als het gaat om digitale transformatie. Daarom is er geen schok als grote organisaties flinke bedragen inzetten om RPA-oplossingen te implementeren. Maar u moet wel basiskennis hebben van “Hoe bereken ik de RPA-implementatiekosten?”.

Voor een beter begrip splitsen we het in drie delen:

1. Ontwikkelingskosten
2. Infrastructuurkosten
3. Onderhoudskosten

1) Ontwikkelingskosten

Het is uiteraard niet mogelijk om een exact cijfer te geven over de RPA-implementatiekosten, omdat deze variëren afhankelijk van de procescomplexiteit en de door u gekozen leveringsmethode (d.w.z. uitbesteding of insourcing). Om echter beter inzicht te krijgen in de factoren die deze kosten beïnvloeden, vindt u hier een overzicht van enkele van de belangrijkste kostenoverwegingen.

Consultingkosten:

Voordat een organisatie aan de slag gaat met de implementatie van RPA, moet elke organisatie met minimaal een RPA-expert om de tafel zitten. Omdat er overleg ontstaat en potentiële gebieden worden ontdekt waar u de RPA-bots maximaal kunt inzetten.

Dat gezegd hebbende, de advieskosten kunnen variëren, afhankelijk van de leverancier waarmee u wilt overleggen.

Maar als u op zoek bent naar een pro bono sessie met een RPA-expert, dan staan wij klaar om u te helpen, klik hier.

Trainingskosten:

Het geven van training over RPA-ontwikkeling aan bestaand personeel stelt organisaties in staat gebruik te maken van hun huidige bekendheid met de unieke processen en vereisten van de organisatie. De trainingskosten omvatten verschillende componenten, waaronder het inschrijven van werknemers voor trainingsprogramma’s voor RPA-ontwikkeling die worden aangeboden door RPA-leveranciers of externe trainingsaanbieders.

Het omvat ook de aanschaf van trainingsmateriaal, waaronder mogelijk e-learningcursussen en trainingssoftware. Bovendien kunnen er kosten verbonden zijn aan het inhuren van RPA-trainers of -instructeurs om de trainingsprogramma’s uit te voeren.

Implementatiekosten:

Zodra de RPA-bots klaar zijn om in de productieomgeving te worden ingezet, brengt het proces extra kosten met zich mee voor processen zoals configuratie, integratie en coördinatie met andere systemen.

• Configuratie: het aanpassen van de bots voor gebruik in de productieomgeving, inclusief het configureren van parameters, toegangscontroles en het implementeren van beveiligingsmaatregelen, brengt vaak bijbehorende kosten met zich mee.
• Integratie: het bouwen van connectoren, API’s of scripts voor het mogelijk maken van naadloze gegevensuitwisseling tussen RPA-bots en andere systemen brengt vaak ontwikkelingskosten met zich mee.
• Coördinatie: Om ervoor te zorgen dat RPA-activiteiten aansluiten bij de algemene bedrijfsstrategie kunnen kosten met zich meebrengen die verband houden met projectmanagers en coördinatoren.

Operationele kosten:

Maak een schatting van de lopende operationele kosten, zoals elektriciteit, monitoring en eventuele extra softwarelicenties of tools die nodig zijn voor het beheren en monitoren van uw RPA-omgeving.

Testkosten:

Testkosten zijn essentieel voor het verifiëren van de nauwkeurige en efficiënte functionaliteit van geïmplementeerde geautomatiseerde processen. Om ervoor te zorgen dat bots aansluiten bij de gewenste doelstellingen, is het noodzakelijk om tests uit te voeren, wat kosten met zich meebrengt die verband houden met verschillende testtools, testcases/scripts en neptestgegevens.

2) Infrastructuurkosten

Voordat RPA-bots worden ingezet, zijn er nog een aantal andere zaken waar u rekening mee moet houden, die verband houden met de fundamentele elementen die de implementatie en werking van RPA-processen moeten ondersteunen.

Hier ontvouwen we de lijst,

Installatiekosten van services/virtuele machines:

RPA-bots hebben computerbronnen nodig om te kunnen functioneren. Dit omvat kosten gerelateerd aan hostingdiensten of virtuele machines waarop de bots draaien. Infrastructuurkosten omvatten uitgaven zoals kosten voor cloudservices, serveronderhoud en kosten voor gegevensopslag.

Dit dekt de kosten die verband houden met het opzetten van de noodzakelijke computerinfrastructuur en -diensten om RPA-bots effectief te laten werken. Het kan gaan om de aanschaf en configuratie van fysieke servers of virtuele machines, afhankelijk van het gekozen infrastructuurmodel.

Licentiekosten: Licentiekosten hebben betrekking op de aanschaf van softwarelicenties voor RPA-tools en gerelateerde technologieën. Deze licenties verlenen u het wettelijke recht om de RPA-software te gebruiken en kunnen gebaseerd zijn op factoren zoals het aantal bots of gebruikers.

RPA Tools-kosten: dit onderdeel omvat de directe kosten voor het verwerven van de RPA-software en -tools. De kosten kunnen variëren afhankelijk van het specifieke RPA-platform of de tools die u kiest, evenals het gebruikte licentiemodel (bijvoorbeeld licenties per bot of bedrijfsbrede licenties).

3) Onderhoudskosten

Het verhaal eindigt niet met de inzet van RPA-bots, maar het echte verhaal begint. Van daaruit moet de organisatie ervoor zorgen dat de huidige bots compatibel zijn met de huidige technologie of nieuwe wijzigingen die recentelijk zijn aangebracht.

Voor meer gedetailleerd begrip, laten we het opsplitsen.

Schaalbaarheid en uitbreiding:

Naarmate uw organisatie groeit en uw automatiseringsbehoeften evolueren, moet u mogelijk uw RPA-infrastructuur schalen en uitbreiden met nieuwe mogelijkheden voor automatisering. Dit omvat het verwerven van meer botlicenties, infrastructurele upgrades en het uitbreiden van de integraties met andere systemen en applicaties om tegemoet te komen aan nieuwe zakelijke vereisten.

Upgrade en wijzigingen in bots:

Naarmate de RPA-software evolueert en uw bedrijfsprocessen veranderen, zult u in de loop van de tijd updates moeten aanbrengen aan de RPA-bots. Onderhoudskosten gerelateerd aan botupgrades en wijzigingskosten omvatten software-updates, procesverbeteringen enz.

RPA ROI-analyse

We hebben gehoord dat digitale transformatie een gigantische stap is in de richting van een snellere en efficiëntere manier om uw bedrijf uit te breiden. Het rendement op uw investering is een maatstaf die wordt gebruikt om uw winst te meten en die elke vorm kan hebben, die hieronder in detail zal worden besproken.

Wat is RPA ROI?

RPA ROI, of Return on Investment, vertelt u of het gebruik van RPA-technologie in uw bedrijf het geld waard is. Er wordt gekeken of de voordelen uit kostenbesparingen, beter werk, minder fouten en andere financiële voordelen opwegen tegen wat het kost om de RPA op te zetten en uit te voeren. Kortom, het helpt u te zien of RPA goed is voor uw bedrijf.

Laten we eens kijken naar de verschillende aspecten van ROI.

• Kostenbesparingen ROI: dit aspect van de ROI-analyse richt zich op de kostenreductie of kostenvermijding die via RPA wordt bereikt. Het omvat het berekenen van de besparingen in termen van lagere arbeidskosten, minder fouten en geminimaliseerde operationele kosten. Met RPA-vervanging zal er bijvoorbeeld een aanzienlijke impact zijn op het tijdverbruik en de kostenbesparing op arbeidskosten.
• Efficiëntie-ROI: Efficiëntie-ROI kwantificeert de winst in termen van snellere taakvoltooiing, kortere verwerkingstijden en verhoogde productiviteit. Dit leidt tot een hogere doorvoer en een snellere levering van uw services.
• ROI voor medewerkerstevredenheid: de ROI voor medewerkerstevredenheid meet de voordelen van RPA in termen van verminderde burn-out van medewerkers, verhoogd moreel en hogere werktevredenheid naarmate ze zich bezighouden met meer uitdagende taken.

Hier is een voorbeeld:

Hoe bereken je de RPA ROI?

Voordat u ingaat op de RPA ROI-formule, moet u wellicht vertrouwd raken met de kleine berekeningen die nodig zijn voor onze formule. Er zijn vier statistieken die essentieel zijn bij het meten van de ROI.

Automatiseringskosten (AC): Het zijn de kosten van de processen die worden geautomatiseerd door RPA-bots (ontwikkelingskosten + infrastructuurkosten + onderhoudskosten).

Personeelskosten (EC):  Met geautomatiseerde procesautomatisering bespaart u een jaar lang de jaarlijkse werkuren die overeenkomen met een fulltime werknemer (FTE). De dollarwaarde van deze besparingen wordt berekend op basis van de uitgebreide jaarlijkse kosten van een FTE, die alle uitgaven omvat, inclusief uitkeringen, belastingen, pensioenregelingen en bijbehorende vergoedingen.

Waarde van foutreductie: De RPA-bot draagt bij aan de gestroomlijnde werking van een bedrijf door operationele fouten te detecteren en te elimineren. Deze verbeteringen zijn gemakkelijk waarneembaar via de analysemogelijkheden van RPA.

Waarde van procesversnelling: het is de tijd die wordt bespaard bij het voltooien van een taak met RPA-bots, vergeleken met de tijd die het handmatig kost.

Waarde van tijdkorrel (VTG) = (EC – AC)/AC x 100%

En tenslotte de formule:

RPA ROI-calculator = [(VTG*AC + waarde van procesversnelling + waarde van foutreductie) – AC]/AC x 100%

Hier vindt u enkele veelgestelde vragen (FAQ’s) met betrekking tot de RPA-implementatiekosten:

1. Hoe worden RPA-softwarelicenties geprijsd?

RPA-softwarelicenties zijn vaak geprijsd per bot, per gebruiker of per bewaakte/onbeheerde bot. Het prijsmodel kan per leverancier variëren.

UiPath biedt bijvoorbeeld twee RPA-pakketten aan (exclusief het gratis proefpakket).

Pro-pakket: dit pakket bevat 25 licenties, die toegang bieden tot 1 bewaakte bot, 1 onbeheerde bot, 1 actiecentrum en 1 orkestrator, en kost $ 420 per maand.

Enterprise-pakket: Het Enterprise-pakket omvat 100 licenties en breidt het aanbod van het Pro-pakket uit. Het bevat ook extra functies, zoals een niet bekendgemaakt aantal bots, om tegemoet te komen aan de grotere en complexere automatiseringsbehoeften van organisaties.

2. Welke factoren beïnvloeden de kosten van RPA-softwarelicenties?

• Het aantal benodigde bots: licentiekosten stijgen naarmate de vraag van een organisatie naar ingezette bots stijgt.
• Complexiteit van automatiseringstaken: RPA-leveranciers kunnen hogere kosten in rekening brengen voor bots die belast zijn met het beheer van ingewikkelde of uitzonderlijk variabele processen.
• Schaalbaarheid en flexibiliteit van licentieverlening: Bepaalde RPA-platforms bieden meer aanpasbare licentiekeuzes, waardoor organisaties hun automatiseringsmogelijkheden indien nodig kunnen aanpassen.
• Implementatietype en de impact ervan op de kosten: de keuze tussen implementaties op locatie en in de cloud kan gevolgen hebben voor de licentie-uitgaven.

3. Kunnen de RPA-kosten in de loop van de tijd worden verlaagd naarmate de technologie volwassener wordt?

Ja, naarmate RPA-implementaties volwassener worden, worden automatiseringsprocessen verfijnd, waardoor de efficiëntie toeneemt. Door grotere precisie en de adoptie van gestandaardiseerde praktijken ervaren organisaties besparingen in termen van zowel tijd als middelen, waardoor de inspanningen die nodig zijn voor de ontwikkeling en het onderhoud van nieuwe automatiseringsoplossingen worden verminderd.

4. Wat is de gemiddelde terugverdientijd voor RPA-implementatie?

De terugverdientijd bij RPA kan aanzienlijk verschillen, waarbij veel organisaties zich richten op een bereik van 12 tot 18 maanden. Niettemin varieert de werkelijke duur op basis van de unieke gebruiksscenario’s en de reikwijdte van de implementatie.

5. Kost RPA meer als u oudere software gebruikt?

Oudere systemen zijn vaak minder gestandaardiseerd en moeilijker te integreren dan moderne, goed gedocumenteerde API’s. Het integreren ervan met RPA kan complex zijn en kan extra werk en aangepaste verbindingen vereisen. Dit extra werk kan de initiële implementatiekosten hoger maken.

Het is echter belangrijk op te merken dat niet alle RPA-tools dezelfde mate van integratie-uitdagingen met oudere systemen bieden. UiPath heeft bijvoorbeeld zijn mogelijkheden uitgebreid met AI- en API-beheer, waardoor het een goede keuze is voor het leveren van een soepele klantervaring op oudere systemen. Hoe eenvoudig de integratie is, hangt dus af van de specifieke legacy-systemen en het RPA-platform dat u kiest.

6. Zijn er open-source RPA-oplossingen die de licentiekosten kunnen verlagen?

Ja, er zijn open-source RPA-platforms beschikbaar, zoals UiPath Community Edition, Automation Anywhere Community Edition en andere, die een manier bieden om aan de slag te gaan met robotprocesautomatisering zonder de voorafgaande licentiekosten die gepaard gaan met commerciële RPA-platforms.

Maar er is een addertje onder het gras: open-source RPA-oplossingen hebben schaalbaarheidslimieten in hun gratis versies. De groeiende behoeften vereisen mogelijk een overstap naar commerciële versies met licentiekosten.

Afronding

Het begrijpen van de kosten die gepaard gaan met de RPA-implementatie is een essentiële stap bij het leren van het volledige RPA-implementatietraject. Het is niet slechts een investering, maar een strategische stap richting meer efficiëntie, productiviteit en concurrentievoordeel. Door de kosten te onderzoeken, kunt u weloverwogen beslissingen nemen, uw RPA-strategie optimaliseren en de weg vrijmaken voor een toekomst waarin automatisering de hoeksteen van uw succes wordt.

Ontdek Zuci’s verzameling real-life RPA-verhalen , waar u elke reis kunt kennen met hun opmerkelijke bedrijfsgroei.