Cas d’utilisation de l’automatisation des processus robotiques (RPA) dans le secteur de la santé

Êtes-vous d’accord sur le fait que les clients d’aujourd’hui sont férus de technologie et axés sur le numérique ? Eh bien, ce n’est pas différent lorsqu’il s’agit de patients en soins de santé. Vous pourriez au moins avoir une application liée à la santé sur votre téléphone, n’est-ce pas ? C’est le monde dans lequel nous vivons aujourd’hui.

Si les choses en amont changent, il est évident que les choses en coulisses doivent également changer pour que ce passage au numérique se fasse en douceur. Ne tournons pas autour du pot ; RPA – Robotic Process Automation est l’une des technologies d’automatisation clés qui fait partie intégrante de la transformation numérique des soins de santé.

Quel est le rôle de la RPA dans le secteur de la santé ?

Voyons d’abord ce qui a fait de la RPA un candidat éligible pour la transformation numérique des soins de santé.

Les travailleurs de la santé sont sous pression, confrontés à une pression intense liée aux exigences de conformité et aux contraintes de coûts dans un contexte d’incertitude. C’est à ce moment-là que les acteurs de la santé ont réalisé que la RPA – Robotic Process Automation pouvait apporter un changement significatif dans le secteur de la santé. Et ils n’avaient pas tort.

33 % du travail effectuées par les prestataires de soins de santé peuvent être automatisées.

L’intégration de la RPA dans les soins de santé permet aux organisations d’atteindre une plus grande efficacité en automatisant les tâches à l’aide de règles prédéfinies, de données structurées et de logique. Qu’il s’agisse de la gestion des données, des soins aux patients, de la planification ou des services d’assistance informatique, la RPA Ces outils améliorent la productivité, améliorent les résultats pour les patients et améliorent la satisfaction des employés.

Avantages de la RPA dans le secteur de la santé

• Réduisez les coûts administratifs des soins de santé , car les robots RPA prennent en charge les tâches administratives banales et répétitives, réduisant potentiellement dans une certaine mesure le besoin en personnel administratif.

• Atteint l’exactitude des données en remplaçant les mains erronées des humains par des robots d’automatisation des processus, qui garantissent la cohérence des données dans tous les systèmes de l’organisation.

• Augmente la productivité du personnel puisque le personnel de santé n’est plus occupé par des tâches banales, ce qui lui permet de se concentrer sur la résolution de problèmes complexes qui nécessitent un jugement humain. Cela maximise la capacité du personnel et augmente l’efficacité globale de la prestation des soins de santé.

• Améliore l’expérience des patients, car le personnel de santé peut consacrer son temps précieux aux patients, leur offrant une attention plus personnalisée et répondant plus efficacement à leurs besoins.

Cas d’utilisation efficaces de la RPA dans le secteur de la santé

1. Gestion du cycle de revenus

La gestion du cycle de revenus est une tâche fastidieuse tant pour les payeurs que pour les prestataires, avec des processus lents et inefficaces ayant un impact sur la productivité, les flux de trésorerie et, surtout, l’expérience des patients. RCM englobe l’ensemble du processus de paiement et de règlement des réclamations pour la génération de revenus, basé sur une facturation à l’acte. Voyons comment la RPA gère ce problème.

•  Traitement des réclamations

Combien de temps une réceptionniste peut-elle parcourir des piles de papier pour vérifier les détails du patient, les antécédents médicaux, convertir les codes médicaux du diagnostic et parfois appeler leurs compagnies d’assurance respectives pour vérifier leur éligibilité.

« 72 % des demandes refusées en 2020, probablement en raison d’erreurs administratives ou de formalités administratives. » – Fondation de la famille Kaiser

 Cependant, la RPA simplifie ce processus à longue chaîne. Il remplit de manière autonome les champs d’assurance à l’aide d’outils qui extraient des données des dossiers de santé électroniques (DSE), des systèmes de gestion des patients ou des portails d’assurance. Les outils RPA utilisent des techniques d’extraction de données pour identifier et capturer avec précision les éléments de données requis, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle des données et accélérant le processus de création de réclamation.

•  Facturation et facturation

Dans la continuité du traitement des réclamations, le même principe fonctionne ici. Il n’est pas nécessaire de s’inquiéter des activités de facturation. Croyez-moi, personne ne veut être à proximité de cette zone. Les robots RPA valident les paiements reçus des compagnies d’assurance, des patients ou des tiers payants. Ils peuvent faire correspondre les paiements entrants avec les réclamations correspondantes, mettre à jour les comptes des patients avec les détails de paiement et rapprocher les paiements des soldes impayés.

2. Opérations de réception

• Planification des rendez-vous :

La réceptionniste qui s’occupe seule de la planification des rendez-vous, soit par le biais d’appels téléphoniques, soit manuellement, consomme beaucoup de temps et d’énergie pour le patient et la réceptionniste. De plus, la réceptionniste doit parfois envoyer des rappels, reprogrammer ou même annuler.

Au lieu de cette méthode fastidieuse, les prestataires de soins de santé peuvent créer des options d’auto-planification pour les patients grâce à des robots, grâce auxquelles un patient peut prendre rendez-vous de manière autonome via des robots et se connecter avec des professionnels de la santé pour un diagnostic et un traitement précoces. Pour le rendre plus efficace, les prestataires de soins de santé peuvent utiliser ces robots pour partager des dossiers et des données de santé directement avec les identifiants des patients afin de faciliter le partage des connaissances.

« Plus de 60 % des consommateurs s’attendent à pouvoir modifier ou planifier un rendez-vous médical en ligne. » -MacKinsey

•  Éligibilité et amp; Inscription :

L’éligibilité des patients est un facteur clé dans la gestion du cycle de revenus. Il ne s’agit pas simplement d’une activité de pré-inscription, mais la vérification de l’éligibilité tout au long du processus permet de réduire les demandes refusées, les paiements manqués et les longues attentes de paiement. En fait, les séjours dans les hôpitaux ne sont pas moins chers de nos jours. Par conséquent, le fait de ne pas vérifier l’éligibilité peut rapidement faire monter les coûts à des niveaux inacceptables.

L’utilisation de robots RPA pour l’enregistrement des patients peut parcourir l’ensemble du processus, en automatisant des tâches telles que le pré-enregistrement et les contrôles d’assurance en un rien de temps, sans erreur. Oui, les équipes peuvent désormais se concentrer sur un travail plus productif et plus satisfaisant.

3. Gestion des données cliniques

•  Saisie de données et amp; validation :

Ici, il ne s’agit pas uniquement de RPA, mais d’autres acteurs comme l’IA, apprentissage automatique et OCR. La RPA ajoutée à ces technologies peut créer un écosystème de traitement de documents intelligent qui peut facilement collecter des informations à partir de n’importe quel système, dans n’importe quel format et permettre un accès plus facile aux données.

•  Saisie de données et amp; validation :

Disposer de données précises dans votre assiette est une grande responsabilité, en particulier dans le secteur de la santé. Imaginez saisir manuellement des données dans un nombre illimité de colonnes pour un nouveau patient. Cette tâche prend beaucoup de temps et est fastidieuse pour le personnel qui s’acquitte seul de manière répétitive.

C’est exactement ce que RPA a hâte d’entreprendre : des tâches banales, répétitives et basées sur des règles. Les robots RPA peuvent accomplir la tâche rapidement et avec précision sans avoir recours à des mains féroces.

•  Codage médical :

Dans le codage médical, les codeurs manuels examinent méticuleusement les dossiers des patients pour déterminer les exigences de codage, puis attribuent manuellement les codes à l’aide de manuels ou d’un logiciel de codage, un processus long et sujet aux erreurs.

Tous ces processus étape par étape peuvent être effectués d’une seule main avec les robots RPA. Voyons comment ?

À l’aide de règles et d’algorithmes prédéfinis, les robots RPA analysent la documentation médicale pour identifier les diagnostics, les procédures et les traitements, et attribuent automatiquement les codes appropriés à partir d’ensembles de codes standardisés. Il y a plus à faire…

Les robots RPA peuvent effectuer des contrôles automatisés pour valider les informations codées par rapport aux directives de codage, signaler les erreurs ou divergences potentielles pour examen par des codeurs humains et garantir l’exactitude et la conformité.

Découvrez comment nos services RPA peuvent révolutionner votre flux de travail et votre productivité

4. Opérations pharmaceutiques

•  Distribution de médicaments :

La dispensation médicale peut impliquer de nombreuses tâches telles que la prise des commandes de médicaments auprès des prescripteurs et des prestataires de soins de santé, et l’emballage des médicaments conformément aux spécifications de l’ordonnance.

La RPA rationalise ces processus de manière efficace. Les robots d’automatisation des processus vérifient les détails des prescriptions et génèrent des commandes. De plus, RPA automatise le processus de distribution, garantissant ainsi un étiquetage précis et le respect des réglementations.

•  Bilan comparatif des médicaments :

Les robots RPA collectent automatiquement les données sur les médicaments à partir de diverses sources telles que les DSE, les dossiers pharmaceutiques et les listes de patients. Ils comparent ensuite cela avec les antécédents du patient pour repérer toute différence dans les noms, les posologies ou l’administration. Des alertes sont générées pour les prestataires de soins de santé afin de corriger toute divergence et d’éviter les erreurs.

5. Chaîne d’approvisionnement et gestion

• Suivi des stocks :

La gestion traditionnelle des stocks implique une saisie manuelle des données, de la paperasse et des feuilles de calcul. Pour couronner le tout, les établissements de santé gèrent des fournitures médicales, des médicaments et des équipements, et chacun d’entre eux a besoin d’un stockage spécifique, de dates d’expiration et de fréquence d’utilisation. Essayer de garder une trace de tout cela à la main est un gros casse-tête et rend les erreurs plus probables.

La RPA garantit que les mises à jour des données sont précises et se produisent en temps réel en éliminant les erreurs de saisie manuelle des données. De plus, il peut s’intégrer aux systèmes existants, tels que les dossiers de santé électroniques (DSE) et les logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement, pour garantir un flux de données fluide et maintenir l’intégrité des données.

Eh bien, la liste des avantages continue car il peut prédire la demande, optimiser les points de commande, surveiller et suivre les dates d’expiration des fournitures médicales et des produits pharmaceutiques, envoyer des notifications en temps opportun pour empêcher l’utilisation de produits périmés et générer des alertes automatisées en cas de faibles niveaux de stock.

• Gestion des commandes :

C’est similaire en termes de traitement des médicaments, mais ici cela implique beaucoup d’interactions entre les fournisseurs, les vendeurs et les services internes. Rest suit un modèle similaire à celui observé dans le traitement des médicaments : passation des commandes, vérification, acheminement, suivi et exécution.

Par conséquent, les robots RPA peuvent récupérer les informations sur les commandes à partir de systèmes électroniques ou de courriers électroniques, valider les commandes par rapport à des critères prédéfinis et acheminer les commandes vers les services ou fournisseurs appropriés pour exécution. Ils peuvent également générer des confirmations de commande automatisées, des mises à jour de statut et des notifications de livraison pour tenir les parties prenantes informées tout au long du cycle de vie de la commande.

6. Ressources humaines

• Intégration et départ des employés :

Pour l’intégration des employés, les robots RPA peuvent automatiser des tâches telles que la génération et la distribution d’e-mails de bienvenue, la collecte et l’organisation des documents relatifs aux nouvelles recrues, ainsi que la configuration de comptes et d’autorisations d’accès dans divers systèmes.

De même, pour le départ des employés, la RPA peut automatiser des tâches telles que la révocation de l’accès au système, la collecte des biens de l’entreprise, le lancement d’entretiens de départ et la mise à jour des dossiers RH.

7. Finances et comptabilité

• Gestion des dépenses :

La finance est un domaine risqué où une simple erreur peut causer d’énormes dégâts. Il est donc probable que les employés commettent des erreurs, mais nous ne pouvons pas nous permettre de commettre ces erreurs.

La RPA rationalise les tâches telles que la saisie des données, le traitement des factures et le suivi des dépenses pour une précision et une efficacité améliorées. Les robots automatisent la saisie, la catégorisation et la vérification des reçus des dépenses, réduisant ainsi les erreurs et garantissant la conformité financière. La RPA facilite également la surveillance et l’analyse proactives des dépenses, aidant ainsi les organismes de santé à trouver des opportunités de réduction des coûts et à améliorer leurs performances financières.

8. Conformité et reporting

• Conformité réglementaire

Nous avons également constaté la conformité dans de nombreux autres domaines. Ces accents intentionnels visent à souligner l’importance de la conformité en matière de soins de santé. Pour les organismes de santé, respecter les règles de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est un gros problème.

Parlons de la manière dont la RPA joue un rôle crucial pour assurer notre conformité. La RPA automatise les tâches de conformité répétitives et garantit le respect cohérent des exigences réglementaires. Il améliore l’efficacité des processus liés à la conformité, tels que la validation des données, les évaluations des risques et la préparation des audits.

•  Rapports sur la qualité :

Vous devez maintenant savoir que les robots RPA peuvent extraire des données de différentes sources, ce qui sera très utile pour fournir des rapports de qualité. Il garantit l’exactitude, l’efficacité et le respect des normes réglementaires, facilitant la surveillance en temps réel et l’identification rapide des domaines d’amélioration. Cela permet aux professionnels de la santé de se concentrer sur l’analyse des données et la mise en œuvre d’interventions visant à améliorer les résultats des soins aux patients.

Conclusion :

Il est désormais très clair que la RPA est un partenaire technologique réalisable pour votre établissement de santé, car elle ne perturbera pas l’ensemble de votre écosystème système et ne produira pas de résultats quantifiables entre vos mains. Le monde entre dans l’ère de « l’intelligence », ici la RPA peut être votre premier pas vers le niveau suivant. Nous pouvons vous aider à planifier votre parcours d’automatisation sans tracas.

Parlez à nos experts en automatisation, qui ont plus de ~ 25 000 heures d’expérience à leur actif. .