Met de nieuwe technologieën die opkomen, zijn de bedrijfsprocessen veel vereenvoudigd. Het transformeren van handmatige processen naar systematische, automatische processen verkleint de kans op fouten en verbetert de resultaten en efficiëntie. Een cruciaal voordeel van een dergelijke transformatie is het kostenvoordeel. Een van die efficiënte technologische vooruitgang die de afgelopen periode is waargenomen, is de automatisering van robotprocessen.

Robotic process automation wordt gezien als de implementatie van automatisering met behulp van machine learning en kunstmatige intelligentie die je kunt trainen om in de toekomst beslissingen te nemen. Sterker nog, volgens Research en markten, zal de wereldwijde markt voor robotprocesautomatisering naar verwachting groeien met een GACR van 32,8% tot $ 13,74 miljard in 2028. verder, een Het rapport van Deloitte Global RPA Survey suggereert dat 78% van degenen die RPA hebben geïmplementeerd naar verwachting hun investering in de komende drie jaar zullen verhogen.

RPA levert waarde en heeft een groot potentieel om bedrijven te ondersteunen, wat het begrijpen van de voordelen en toepassingen van RPA belangrijk maakt. Laten we daarom in dit artikel de details van de RPA, de voordelen en de verschillende toepassingen ervan onderzoeken.

In deze gids krijgt u een overzicht van:

• Wat is RPA?
• Voorbeelden uit het dagelijkse leven van RPA
• Werkproces van RPA
• Wie kan RPA gebruiken?
• Voordelen van RPA
• Verschil tussen RPA en intelligente automatisering
• Hoe kan RPA worden geïmplementeerd?
• Uitdagingen van RPA
• RPA-gebruiksscenario's
• Hoe de ROI van RPA-investeringen berekenen?

Wat is RPA?

"RPA is een geavanceerde vorm van automatisering van bedrijfsprocessen die taken die door een mens op hun computer zijn uitgevoerd, kan vastleggen en vervolgens diezelfde taken kan uitvoeren zonder menselijke tussenkomst. In wezen is het een virtuele robot-copycat." –Marcel Shaw, Federal Systems Engineer bij Ivanti .

RPA is de toepassing van technologie die menselijke interactie nabootst en bedrijven helpt bij automatisering. Ook bekend als softwarerobotica, kan het een reeks kleine taken uitvoeren, waaronder het extraheren van gegevens, het invullen van formulieren, het verplaatsen van bestanden, het uitvoeren van berekeningen, het uitvoeren van transacties, het activeren van reacties, enz. Het integreert en voert repetitieve bewerkingen uit via API's en gebruikersinterface-interacties (UI).

RPA-oplossingen automatiseren de uitvoering van talrijke taken en transacties in verschillende softwaresystemen door scripts in te zetten die menselijke processen nabootsen. RPA wint terrein door kosten te besparen, processen te stroomlijnen en gebruikerservaringen te verbeteren. CIO's en andere besluitvormers kunnen RPA gebruiken om hun digitale transformatie-initiatief voor hun werknemers te versnellen en hun werknemers een beter rendement op hun investering (ROI) te geven.

Samenvattend alle punten, David Landreman, CPO van Olive , geciteerd,

In termen van de leek is RPA het proces waarbij een softwarebot een combinatie van automatisering, computervisie en machine learning gebruikt om repetitieve, omvangrijke taken te automatiseren die op regels en triggers zijn gebaseerd.

Op deze manier kan RPA een vrij breed scala aan dagelijkse taken uitvoeren om waardevolle en efficiënte resultaten te bieden.

Laten we hier een voorbeeld bekijken om RPA te begrijpen.

Voorbeelden van het dagelijkse leven van RPA

Er zijn meerdere toepassingen van RPA. Van het bedrijfsniveau tot het dagelijkse leven, meerdere applicaties gebruiken de RPA om diensten aan de klant te bieden en de menselijke werklast te verminderen. Hoewel er in het dagelijks leven meerdere voorbeelden van RPA zijn, worden de meest voorkomende hieronder gegeven:

RPA bij online winkelen

Een van de mooiste voorbeelden van RPA in het dagelijks leven is online winkelen. Online winkelen wordt gebruikt voor het kopen van alles, van basisboodschappen tot kleding en van sieraden tot gadgets. Bovendien neemt het aantal mensen dat online winkels bezoekt in een vrij snel tempo toe. Maar het belangrijkste om te weten is dat het back-end proces van het online bestelsysteem wordt beheerd door Robotic Process Automation (RPA).

Zodra de bestelling is geplaatst, analyseert het RPA-systeem de variabelen om deze naar de bestaande repository te sturen. Dit wordt gedaan om de voorraad goed op peil te houden en de verzending van de bestelling naar de klant te controleren. Hoewel human resources deze taken aankunnen, wordt de kans op fouten verkleind wanneer ze worden afgehandeld door de RPA. Met behulp van de RPA-oplossingen kan snel en efficiënt worden gereageerd.

RPA in creditcardfuncties

Rekening houdend met financiële hulpmiddelen zoals creditcards, moet u op meerdere functies reageren. Vanaf het indienen van de creditcardaanvraag, het verzamelen van alle vereiste documenten, het controleren van de inloggegevens, het voltooien van de verificatie, het genereren van verklaringen, het verzenden van rapporten of berichten, afstemming en zelfs fraudedetectie. Al deze taken, wanneer ze handmatig worden uitgevoerd, zijn niet alleen omslachtig, maar verhogen ook de complicaties.

Het gebruik van op RPA gebaseerde software om dergelijke processen af te handelen kan veel helpen. Op basis van de gegevens die door de klant worden aangeboden, kan het systeem de geschiktheid van de kaart analyseren en de klant helpen de oplossing voor de vraag te vinden. Wanneer de klant in aanmerking komt voor de kaart, wordt ook alleen de kaart op zijn adres afgeleverd, waardoor de kans op vertragingen en retourzendingen wordt verkleind.

Werkproces van RPA

• Bouw automatiseringsscripts met low-code-mogelijkheden.
• Integratie van bedrijfsapplicaties
• Configuratie, monitoring en beveiliging maken deel uit van het beheerproces.

U kunt RPA ook integreren met de front-end applicaties. Hoewel RPA zeer efficiënt werkt met de back-end-integratie, onthult het gebruik van de RPA voor de front-end-integratie de echte waarde ervan.

Inderdaad, Antony Edwards, COO bij Eggplant , zei terecht:

Simpel gezegd, de rol van RPA is het automatiseren van repetitieve taken die voorheen door mensen werden uitgevoerd. De software is geprogrammeerd om repetitieve taken uit te voeren in applicaties en systemen. De software leert een workflow met meerdere stappen en applicaties.

Wie kan RPA gebruiken?

RPA heeft toepassingen in verschillende industrieën en segmenten. Gericht op het stroomlijnen van dagelijkse activiteiten en taken, zijn de belangrijkste industrieën waar u het gebruik van RPA kunt merken de volgende:

1] Retailsector

Met de groei van de e-commerce-economie heeft er een grote verschuiving plaatsgevonden in de detailhandel. De meerderheid van de consumenten koopt liever online dan de winkels of winkels om hen heen te bezoeken. Een van de redenen achter deze keuze is een betere prijsstelling en een snel leveringsmodel. RPA vervult de backoffice-taken soepel en efficiënt en biedt assistentie voor klantrelatiebeheer, magazijn- en orderbeheer, verwerking van klantfeedback en fraudedetectie.

2] Bankdiensten

Bankieren is een van de belangrijkste diensten met een grote verscheidenheid aan subsegmenten en diensten. Van het openen van een bankrekening tot het oplossen van vragen van klanten, bij een bank worden meerdere handelingen uitgevoerd. Met behulp van de RPA-automatiseringsoplossingen hebben verschillende grote banken ervoor gekozen om meerdere taken te automatiseren, waaronder klantonderzoek, het openen van een rekening, het verwerken van aanvragen en het bijhouden van antiwitwaspraktijken. Door een groot aantal repetitieve en vervelende taken af te handelen met behulp van een op regels gebaseerd proces, kunnen activiteiten efficiënt worden gestroomlijnd.

3] Zorgsector

De zorg is een sector die gebaseerd is op nauwkeurigheid en compliance. Diverse multi-specialistische ziekenhuizen gebruiken de RPA om hun processen en functies te stroomlijnen. Deze software is ontworpen om patiëntendossiers, claims, klantenondersteuning, accountbeheer, facturering, rapportage en analyses te optimaliseren die cruciaal zijn.

4] Verzekeringsindustrie

Als het gaat om de verzekeringssector, zijn de meeste processen, zoals het afgeven van een verzekeringspolis, verlenging en claimafwikkeling, repetitief. Deze taken zijn tijdrovend en langdurig wanneer mensen ze verwerken, wat tot fouten leidt. De RPA-automatiseringssoftware kan alle processen die verband houden met claimverwerkingsactiviteiten, naleving van regelgeving, beleidsbeheer en acceptatietaken efficiënt beheren.

5] Klantenservicesector

Klantenservice is een branche die service biedt aan elk segment. De callcenters en BPO's profiteren in een vrij hoog tempo van de RPA. Robotic procesautomatisering is een haalbare optie voor BPO's met betrekking tot op regels gebaseerde overtollige arbeid. Leidinggevenden in de klantenservice werken in een datagedreven omgeving. Kritische gegevens van klanten worden verzameld en conclusies worden gegenereerd. RPA stroomlijnt het hele proces, bespaart tijd en geld en biedt een betere en snellere service aan klanten. Ook uitbesteders en opdrachtgevers profiteren hiervan.

6] Productiesector

De maakindustrie gebruikt machines om de producten te produceren en te verpakken om de eindverbruikers te bereiken. Het proces is gebaseerd op een vooraf gedefinieerde set regels en procedures die in de computer worden ingevoerd. Daarom hebben veel productieorganisaties hun productie-eenheden verschoven naar geautomatiseerde softwarebots vanwege robotprocesautomatisering. Automatisering heeft geleid tot aanzienlijke kostenbesparingen op het gebied van productassemblage, kwaliteitscontrole, verpakking en back-endprocedures.

7] Telecommunicatiesector

Een andere sector die de RPA gebruikt, is de telecommunicatie. Snelheid, betaalbaarheid en technologie zijn de drie belangrijkste criteria voor een telecomaanbieder. De mogelijkheid om backoffice-procedures te automatiseren, maakt het personeel vrij om zich te concentreren op belangrijkere activiteiten door de noodzaak voor overbodige taken weg te nemen. Met RPA hebben softwarebots snel toegang tot gegevens, waardoor telecomagenten bij het eerste gesprek aan de eisen van de consument kunnen voldoen in plaats van meerdere vervolggesprekken te hoeven voeren.

8] Personeelssector

De personeelsafdeling van elke organisatie is belast met het beheer van het personeel en de daaraan gekoppelde processen. Een robuuste personeelsafdeling zorgt voor tijdige onboarding, management en een bevredigend personeelsbestand. Het handmatig beheren van de gegevens die aan het personeel zijn gekoppeld, is behoorlijk lang en tijdrovend. Het kan leiden tot fouten die tot ontevredenheid bij de medewerkers kunnen leiden. HR-functies zoals onboarding en offboarding, het bijwerken van werknemersinformatie, het beheren van hun contactgegevens, het maken van contracten en het indienen van urenstaten kunnen worden geautomatiseerd met RPA.

9] Toeleveringsketenbeheersector

Om elk bedrijf of elke sector effectief te laten werken zonder enige vertraging, is het belangrijk om een constante toevoer van middelen te hebben. Dit is waar de supply chain management-service om de hoek komt kijken. RPA kan helpen bij het automatiseren van de bewerkingen die verband houden met inkoop, levering, bestelling, betaling, voorraadbeheer, het volgen van zendingen, retourbeheer en het indienen van rapporten. Dit kan de efficiëntie verbeteren en het bedrijf helpen meer winst te maken.

10] Onderwijsindustrie

Last but not least kan de onderwijssector RPA gebruiken en er meerdere voordelen uit halen. Met RPA kunnen studenten- en personeelsdossiers worden beheerd en prestaties worden bijgehouden. Bovendien kan de voorbeeldige implementatie van RPA ook helpen bij het bijhouden van betalingen van studiegeld, salarisadministratie, gegevens die zijn gekoppeld aan examens en zelfs nieuwe inschrijvingen en aanwervingen, wat erg handig is.

Voordelen van RPA

Organisaties raken steeds meer geïnteresseerd in robotic process automation (RPA). Het verhoogt de verdiensten, maar het verhoogt ook de productiviteit van het personeel. RPA kan ook de efficiëntie van het bedrijf verbeteren. De belangrijkste voordelen van de RPA zijn als volgt:

1] Verhoogt de productiviteit

Het primaire doel van de implementatie van de RPA-tool is het optimaliseren van routinetaken. Het automatiseren van alledaagse en repetitieve menselijke taken met behulp van het gerobotiseerde, automatische proces kan de productiviteit van werknemers verbeteren. Medewerkers kunnen zich meer richten op klant- en klantbetrokkenheid, relatiebeheer en andere gebieden waar mensen van nature uitblinken, aangezien RPA hen verlost van eentonige klusjes. Klanten en klanten die tevreden zijn, betekenen meer zaken voor u.

2] Foutloze naleving

Elk bedrijfsproces heeft compliance nodig. Wanneer het door mensen wordt uitgevoerd, is de kans op nauwkeurigheid en kwaliteit bij repetitieve taken relatief laag. Dit kan problemen veroorzaken met de prestaties en resultaten. Aan de andere kant kan RPA 24/7 zonder gedoe werken. Volgens de Deloitte Global RPA-enquête, RPA voldeed aan of overtrof 85% van de nauwkeurigheid, tijdigheid en flexibiliteitsverwachtingen van de respondenten. RPA's zijn betrouwbaar, stabiel en kunnen voor onbepaalde tijd werken. Als gevolg hiervan maximaliseert RPA de organisatorische capaciteit door de mogelijkheden te optimaliseren.

3] Vereist minder codering

De gebruiker hoeft geen codeur van een hoog niveau te zijn om de RPA te gebruiken. Als de gebruiker op de hoogte is van de functies voor slepen en neerzetten in gebruikersinterfaces, kan de ontwikkelaar gemakkelijk het niet-technische personeel in dienst nemen voor de RPA-bewerkingen. Dus wanneer het bedrijf zich uitbreidt en naar nieuwe segmenten verhuist, is het gebruik van de RPA daarin een gemakkelijke taak.

4] Stimuleert ROI

Mensen kunnen slechts een bepaald aantal uren per dag besteden; hun efficiëntie is beperkt. RPA-software daarentegen kan eindeloos werken zonder dat er rust of pauze nodig is. Het vereist geen ziektedagen of vakanties. Het is 365 dagen per jaar 24*7 beschikbaar. Eén RPA-robot kan evenveel werk doen als twee tot vijf fulltime medewerkers handmatig kunnen doen. Omdat RPA de werkdruk van het team verlaagt, kunt u werknemers verplaatsen naar andere hoogwaardige taken waarvoor menselijke betrokkenheid vereist is, wat resulteert in een hogere productiviteit en ROI.

5] Bespaart op kosten

De meeste ondernemers maken zich zorgen over de kosten. Hoe lager de kosten, hoe hoger de gegenereerde winst. Het inzetten van personeel voor repetitieve taken verhoogt de terugkerende kosten, terwijl u met de RPA deze kosten tot een behoorlijk bedrag kunt terugdringen. Volgens een rapport van EY, kan RPA 20% tot 60% besparen op de kosten van een fulltime medewerker voor financiële dienstverlening. Als RPA enkele van de arbeidsintensieve taken van mensen overneemt, kan dit het bedrijf ten goede komen. Automatisering kan u helpen de investering in korte tijd terug te verdienen, en dan draait het allemaal om winst.

6] Verbetert klantervaringen

De grootste uitdaging voor bedrijven is om aan de eisen van de klant te voldoen en hen een vlotte dienstverlening aan te bieden. Vertraging bij het aanbieden van klantenservice of het beantwoorden van hun vragen kan leiden tot negatieve publiciteit. Het gebruik van de RPA kan dit probleem oplossen. Klant- en klantgeluk stijgt door hogere werkkwaliteit, accuratesse en verbeterd klant/klantcontact. Wanneer alledaagse, repetitieve taken worden gedelegeerd aan bots, heeft het personeel meer tijd om te reageren op vragen van klanten. Ze kunnen de wachttijden voor consumenten verkorten. Dit draagt alleen maar bij aan de goodwill van het bedrijf.

7] Gebruik intelligente automatisering

AI is datagedreven, terwijl RPA procesgedreven is. AI-bots gebruiken machine learning om patronen of sets in gegevens te ontdekken, met name ongestructureerde gegevens, en leren in de loop van de tijd. Daarentegen kunnen RPA-bots alleen de processen volgen die door een eindgebruiker zijn ingesteld. RPA en AI werken daarentegen goed samen. RPA kan profiteren van AI om processen vollediger te automatiseren en meer gecompliceerde use-cases af te handelen. Met RPA kunnen AI-inzichten ook sneller worden geïmplementeerd dan wachten op handmatige implementaties. Dit heeft het potentieel om de schaal van prestaties en bruikbaarheid te vergroten.

8] Ondersteunt het moreel van de werknemers

De belangrijkste hulpbron voor elk bedrijf is human resources. Wanneer de werknemers ontevreden zijn, of hun moreel laag is, is de kans op een hoog niveau van voordelen en productiviteit laag. Mensen zijn gevoelig voor fouten bij het werken voor een langere periode of bij het uitvoeren van repetitieve en zware taken. Om grote efficiëntie in de bedrijfsvoering te bereiken, moet u het risico op fouten elimineren. U kunt routinematige zakelijke procedures eenvoudig automatiseren met RPA. Werknemers worden verlost van vervelende en repetitieve banen. Dit stelt hen in staat zich te concentreren op strategische activiteiten die hun tijd en moeite waard zijn, wat leidt tot groei en welvaart. Het geluk van werknemers wordt verbeterd door deze verschuiving in werkgelegenheid.

9] Vergroot de flexibiliteit

Bedrijven hebben liever flexibiliteit in hun bedrijfsvoering. Door eenvoudige wijzigingen aan te brengen in het bestaande proces, kan het bedrijf gemakkelijk schaalvoordelen behalen. Het bedrijf kan zorgen voor meer flexibiliteit door het personeel toe te staan zich te concentreren op meer strategische en kritieke operaties, terwijl de RPA de repetitieve en alledaagse taken afhandelt. Aangezien RPA vele functies kan ondersteunen om de bedrijfsdoelstelling te helpen bereiken en zelfs onvoorspelbare situaties te beheren, wordt de flexibiliteit vergroot.

10] Verstoort het bestaande systeem niet

RPA is zo ontworpen dat het het bestaande bedrijfsproces ondersteunt zonder enige verstoring of hindernis te veroorzaken. Het kan werken met de bestaande modules en kan het personeel ondersteunen. Tegelijkertijd vrezen veel medewerkers dat de implementatie van RPA een verlies voor hen kan zijn, maar dit is niet waar. Een onderzoek in opdracht van UiPath en uitgevoerd door Forrester Consulting suggereert dat ongeveer 57% van de werknemers tevreden is met RPA en bevestigt een toename van de betrokkenheid. Geen verstoring van het bestaande systeem verbetert het moreel van de werknemers en verhoogt de productiviteit.

11] Hoog beveiligingsniveau

Robotic process automation (RPA) bots zijn geprogrammeerd om gespecificeerde taken uit te voeren. Er is weinig kans dat gegevens van de ene naar de andere kant lekken, omdat Robotic Process Automation op zo'n gedetailleerd niveau werkt. Alle toegang tot gegevens wordt zoveel mogelijk gedocumenteerd en gecontroleerd. RPA-implementatie vereist ook een personeelsbestand dat in staat is om zowel mensen als machines te beheren (en te controleren). Het creëert meer banen dan het vernietigt, zoals bij elke nieuwe technologie.

12] Betere analyses

Verbeterde analyses zijn een van de meest tastbare commerciële voordelen van robotprocesautomatisering. RPA kan bedrijven helpen essentiële gegevens te verzamelen, zodat ze betere beslissingen kunnen nemen. Voorbeelden zijn cyclustijden, werkvolumepatronen, fouten en uitzonderingen. U kunt uw product/dienst voor de doelmarkt verbeteren met betere analyses. Met RPA kunt u uw bedrijfsprocessen verder stroomlijnen voor maximale efficiëntie.

Verschil tussen RPA en intelligente automatisering

Een van de belangrijkste vragen is het verschil tussen de RPA en de Intelligent AUtomation. Medewerkers kunnen zich richten op creatiever en inventiever werk met de ondersteuning van intelligente procesautomatisering en robotprocesautomatisering. Dit weerspiegelt dat het basisdoel van beide hetzelfde is. IA wordt meestal aangezien voor RPA, maar dat is niet waar. U kunt RPA implementeren op IA-platforms, maar het is niet vereist om RPA te laten werken.

RPA verwijst naar technologische hulpmiddelen en methoden die de voltooiing van tijdrovende taken automatiseren en versnellen. Dit zijn meestal op regels gebaseerde, terugkerende en eenvoudige taken. Omdat de systemen zijn geprogrammeerd om aan een nauwkeurige set regels te voldoen, kan RPA soms een uitdaging zijn.

Hier komt intelligente automatisering om de hoek kijken. Wanneer RPA niet genoeg is, wordt IA toegevoegd, waardoor het systeem gecompliceerde procedures kan voltooien met AI-redenering en besluitvormingsmethoden. IA gebruikt kunstmatige-intelligentietechnologie om menselijke intelligentie te repliceren en biedt de tools en technieken die nodig zijn om complexe taken uit te voeren die nadenken, oordeel, besluitvorming en analyse vereisen.

Met andere woorden, IA is de geavanceerde vorm van RPA. Het combineert een groot aantal technologieën zoals Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML), Natural Language Generation (NLG), Natural Language Processing (NLP), Structured Data Interaction (SDI), AI-Decision-systemen, Chatbots en meer .

Hoewel RPA en IA beide de meest geavanceerde technologieën zijn die helpen de processen te stroomlijnen en de functies te automatiseren. IA is voordeliger voor complexere en geïntegreerde taken met een innovatief proces dat de efficiëntie verbetert en middelen optimaliseert. Wanneer een taak is gebaseerd op een reeks regels en repetitief is, is RPA de juiste keuze om verder te gaan. Deze twee technologieën zijn weliswaar verschillend, maar ze zijn de drijvende krachten die bedrijven helpen het toppunt van succes te bereiken.

In deze blog hebben we meer verschillen tussen RPA en Intelligente automatisering besproken.

Hoe kan RPA worden geïmplementeerd?

Een van de beste opties om te implementeren op uw digitale transformatiepad is robotic process automation (RPA). Het is belangrijk ervoor te zorgen dat elke stap oordeelkundig wordt gevolgd om de RPA te implementeren. De belangrijkste stappen bij de implementatie van de RPA zijn als volgt:

1] Maak een lijst met processen om te automatiseren

Het eerste dat u moet doen, is een lijst maken van alle processen die moeten worden geautomatiseerd. De selectie van de processen moet gebaseerd zijn op een goede strategie en het prioriteren van de activiteiten die bijdragen aan een betere ROI en die complex zijn. Onthoud dat niet alle processen geschikt zijn voor RPA.

2] Haalbaarheidsanalyse

De volgende stap is het uitvoeren van de haalbaarheidsanalyse. De diepgaande analyse van de RPA-implementatie in termen van verwachte kosten en resultaat is belangrijk. Goed onderzoek en technische analyse zullen ervoor zorgen dat het bedrijf schaalvoordelen behaalt door de RPA te implementeren.

3] Ontwerp het plan

Nadat de haalbaarheidsanalyse is voltooid, is het tijd om het plan op te stellen. Op basis van de uitkomst van de analyse moet het te automatiseren proces worden uitgezocht. De processen die niet goed zijn geoptimaliseerd of gestructureerd, moeten worden geherstructureerd voordat verder wordt gegaan met de RPA-implementatie.

4] Ga verder met het ontwikkelingsproces

Zodra het plan is opgesteld, is de volgende stap om verder te gaan met het ontwikkelingsproces. Kom in contact met een RPA-expert die u op de juiste manier kan begeleiden bij het ontwerpen van de te implementeren tool of software. Aangezien elke RPA andere mogelijkheden en functionaliteiten heeft, is het van cruciaal belang om te werken aan een goed gedefinieerde RPA-workflow.

5] Test het RPA-proces

Voer uitgebreide tests uit om de prestaties in alle mogelijke scenario's te onderzoeken en fouten te identificeren wanneer de procedure wordt uitgevoerd. Stuur mogelijke prestatie- of bugproblemen naar het ontwikkelteam voor oplossing.

6] Bevestig en stel RPA . in

Nadat de eerste tests zijn uitgevoerd en de wijzigingen zijn aangebracht, moet u ervoor zorgen dat u opnieuw test. Eenmaal bevestigd met de tests, ga je verder met de implementatie van de RPA-oplossing. Zorgen voor een soepele implementatie is essentieel om op de lange termijn efficiënte prestaties te garanderen.

Uitdagingen van RPA

Hoewel de voordelen en toepassingen van RPA enorm zijn, kan men niet ontkennen dat er ook enkele inclusieve uitdagingen zijn. Organisaties onderschatten vaak de tijd en kosten van het implementeren van RPA. Volgens een Deloitte Global RPA-enquête, gaf 63% van de respondenten aan dat hun verwachtingen ten aanzien van de adoptietijd niet werden vervuld, en 37% zei dat het niet voldeed aan hun verwachtingen met betrekking tot de implementatiekosten. Evenzo zijn er meerdere uitdagingen waarmee de RPA wordt geconfronteerd, namelijk:

1] Organisatiecultuur

De organisatiecultuur bestaat uit het werkproces, de regels en het personeelsbestand. Een van de grootste uitdagingen bij de implementatie van de RPA is de weerstand vanuit de organisatiecultuur. Het ontbreken van een leer- en innovatiecultuur zal bij het bestaande personeel angst veroorzaken over de RPA, wat een grote uitdaging is voor een soepele toepassing.

2] Schaalbaarheid

Schaalbaarheid is een van de grootste uitdagingen waarmee RPA-implementatie wordt geconfronteerd. Hoewel de RPA-oplossingen eenvoudig te installeren zijn, kan het beheer soms zwaar zijn. Het gebrek aan de juiste middelen en personeel om de RPA-activiteiten te beheren, is een uitdaging in schaalbaarheid.

3] Gericht op korte termijn doelen

De meeste RPA-oplossingen zijn ontworpen om kortetermijndoelen en resultaten te behalen. Maar als een bedrijf op zoek is naar een oplossing voor de lange termijn, dan kan RPA een uitdaging zijn. Het vereist multi-channel platforms met gecompliceerde workflows die regelmatig moeten worden herzien en geoptimaliseerd.

4] Mogelijkheidsprobleem

RPA-tools en -oplossingen zijn inderdaad zeer geavanceerd en goed ingeburgerd. Maar als het gaat om complexe processen, biedt RPA beperkte mogelijkheden. Het gebruik van AI en andere technische opties met RPA zal een geavanceerde vorm van RPA bereiken die bekend staat als AI, die een beetje geavanceerder is. Het capaciteitsprobleem is er wanneer er een gebrek is aan bekwame middelen om de RPA af te handelen.

5] Beveiligings- en privacy-uitdagingen

RPA kan bots gebruiken om te werken met persoonlijk identificeerbare informatie die onderhevig is aan privacyregelgeving. Teams moeten garanderen dat deze informatie wordt behandeld in overeenstemming met de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming. RPA-bots hebben mogelijk toegang nodig tot gevoelige gegevens om hun taken uit te voeren. Bedrijven lopen een extra veiligheidsrisico als ze worden gecompromitteerd.

6] Verkeerde use case voor automatisering

Een grote uitdaging die de acceptatie van RPA belemmert en de ROI verlaagt, is het identificeren van de verkeerde use-cases voor automatisering. Een verkeerde selectie van gebruiksscenario's maakt de juiste implementatie van RPA niet moeilijk, maar veroorzaakt ook ongewenste kosten. Daarom is het van cruciaal belang om een proof of concept op te bouwen voordat u verder gaat met automatisering.

RPA-gebruiksscenario's

Met RPA kunnen bedrijven repetitieve taken automatiseren die regelmatig worden uitgevoerd. RPA bespaart tijd en kosten en biedt het personeel de mogelijkheid om aan betere en strategische projecten te werken en nieuwe vaardigheden te leren die nodig zijn in de competitieve omgeving. De belangrijkste use-cases van de RPA die de toepassing en het hoge niveau van bruikbaarheid voor de organisaties definiëren, zijn als volgt:

1] Factuur verwerken

Bedrijven hebben meestal veel facturen die op tijd moeten worden verwerkt om een goede betalingscyclus te garanderen. Omdat het een repetitieve handmatige taak is, is de kans op fouten vrij groot. Vertraging in de betaling kan de levering van goederen en diensten belemmeren en het bedrijfsimago beïnvloeden. Het gebruik van RPA kan de last van papieren factuurverwerking verminderen. Het kan de gegevens verzamelen, analyseren, gemakkelijk scheiden en waardevolle informatie bieden aan het bedrijf. RPA kan het end-to-end factuurverwerkingsproces automatiseren en de noodzaak van menselijke tussenkomst verminderen.

2] Prijsvergelijking

Bulkinkopen is een onderdeel van het bedrijf. De kosten van de gekochte artikelen hebben invloed op de productiekosten en winst. Hoewel bedrijven onderzoek doen, is het tijdrovend en langdurig. Maar RPA-oplossingen gebruiken om vergelijk de prijs, kwaliteit en leveringsschema van verschillende leveranciers, bedrijven kunnen de beste middelen krijgen tegen de meest betaalbare prijs.

3] Gegevens extraheren in meerdere formaten

Gegevens zijn beschikbaar in meerdere formaten. Professionals die met gegevensinvoer werken, hebben moeite om de gegevens te lezen en in het systeem in te voeren. Hoewel optische tekenherkenningstechnologie beschikbaar is om te helpen, is het proces nog steeds tijdrovend. RPA kan de hele procedure automatiseren en helpen bij het verzamelen en opslaan van gegevens uit meerdere bronnen. Werknemers besteden 10 tot 20% van hun tijd aan dit soort recitatieve computerklusjes. RPA kan u helpen tijd te besparen en deze beter te gebruiken.

4] Consumentengegevens opslaan

De consumentengegevens in verband met elke branche zijn vrij hoog. RPA kan hulp bij het sorteren, ordenen, opslaan en ophalen van de gegevens als en wanneer dat nodig is. De consumentengegevens kunnen indien nodig door de vertegenwoordigers worden opgevraagd en dit kan nuttig zijn bij het aanbieden van diensten aan de klanten. Omdat RPA nauwkeuriger is dan mensen, zijn de oplossingen nauwkeuriger.

5] Verkooporders

Het hebben van het besteloverzicht in een juist formaat is belangrijk voor online platforms. Bovendien hebben verkoopvertegenwoordigers toegang tot de verkoopgegevens nodig om de klanten te helpen. Al dit werk is vrij omvangrijk en tijdrovend. RPA kan procedures zoals het invoeren van verkooporders, facturering en meer automatiseren om verkoopactiviteiten van begin tot eind te voltooien. Het helpt bij het onderhoud van een database door dubbele gegevens te verwijderen, de klantervaring te verbeteren en het plezier van uw verkoopmedewerkers te vergroten door alle tijdrovende klusjes te elimineren.

6] Snelle terugbetalingen verwerken

De naam van het bedrijf hangt af van de kwaliteit van de dienstverlening die het biedt. Een dergelijke service omvat de verwerking van terugbetalingen. In het geval van een retourzending van een bestelling, moet de terugbetaling worden verwerkt nadat alle inloggegevens van de geretourneerde bestelling zijn gecontroleerd. Retourorders gaan meestal gepaard met klachten die een vrij grote hoeveelheid gegevens genereren. Het RPA-systeem kan al deze gegevens gemakkelijk en efficiënt verwerken. Het kan redenen bijhouden en zelfs het bedrijf markeren in het geval van meerdere restitutieverzoeken die aan een product zijn gekoppeld. Op deze manier kunnen bedrijven ook een positieve reputatie krijgen.

7] Rekrutering stroomlijnen

Het lijdt geen twijfel dat het wervingsproces lang en passief is. Van het uitnodigen van cv's tot het sorteren ervan en vervolgens het interviewen van de kandidaten en het spotten van de beste om een aanbieding te doen, het proces kost veel middelen en tijd. Robotic Process Automation kan ook helpen bij werving, waardoor het proces aanzienlijk wordt versneld. Het systeem kan cv's uit verschillende bronnen halen, hun waarde beoordelen, spam of ongewenste applicaties en andere variabelen filteren. Dit kan het wervingsproces aanzienlijk versnellen.

8] Salarisverwerking automatiseren

Salarisverwerking is inderdaad een maandelijks terugkerende taak. Het HR-team handelt dit af, maar het handmatig beheren van de salarisadministratie kan fouten en problemen veroorzaken wanneer het personeelsbestand groot is. Dit kan ook leiden tot vertragingen bij het verwerken van het salaris aan het personeel, waardoor een groep ontevreden medewerkers ontstaat. RPA kan urenstaten valideren, inkomsten laden, inhoudingen doen en de consistentie van werknemersgegevens in verschillende systemen verifiëren. Het kan ook het genereren van loonstrookjes, voordelen en vergoedingen automatiseren. RPA kan loonadministratieprocessen van begin tot eind automatiseren om inconsistenties en vertragingen te elimineren.

9] HR-informatie verwerken

Human resources is een van de meest prominente afdelingen van elk bedrijf. Het verwerken van HR-informatie kan soms een vervelende en langdurige taak zijn die enorm veel tijd in beslag kan nemen. Het RPA-systeem kan alle gegevens verzamelen en ordenen die uw HR-afdeling nodig heeft. RPA kan gegevens zoals personeelsgeschiedenis, salarisadministratie, vergoedingen en opleidingsniveau filteren en opslaan. Het kan alle dagelijkse verantwoordelijkheden aan, waardoor uw HR-personeel zich kan concentreren op de menselijke kant van de zaak.

10] Klantenservice

RPA wordt veel gebruikt in het klantenservicesegment. Het gebruik van de RPA-bots om te reageren op algemene vragen van klanten kan het bedrijf helpen. Het kan de doorlooptijd en kosten verminderen en de klanttevredenheid verhogen. Bovendien, wanneer klanten hun generieke vragen kunnen oplossen met behulp van een bot, is de wachttijd in een wachtrij wordt verkort. Hierdoor kunnen de medewerkers van de klantenservice ook specifieke en meer cruciale vragen afhandelen, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.

Hoe de ROI van RPA-investeringen berekenen?

Wanneer RPA correct wordt geïmplementeerd, kan het een hoge ROI opleveren. Voordat u de ROI van RPA-investeringen berekent, is het belangrijk om te begrijpen dat er meer dan één manier is om naar de RPA-voordelen te kijken. Beginnend met financiële voordelen tot verschillende immateriële voordelen, waaronder de motivatie van werknemers of de alternatieve kosten van fouten die worden vermeden met behulp van RPA.

Er is een eenvoudige ROI-formule. Het is alleen lastig om het op RPA toe te passen. U berekent ROI door de initiële investeringswaarde af te trekken van de uiteindelijke investeringswaarde. Dit wordt het nettorendement genoemd. Het nettorendement wordt vervolgens gedeeld door de investeringskosten vermenigvuldigd met 100. Om deze formule toe te passen om de ROI op RPA-investeringen te berekenen, moet u eerst het volgende berekenen:

1] Automatiseringskosten (AC)

Er zijn vier statistieken betrokken bij de kosten van de RPA. Het omvat de kosten van de RPA-oplossing, de kosten van de toegevoegde infrastructuur, de kosten van de ontwikkeling van de oplossing en de kosten van het lopende onderhoud.

2] Personeelskosten (EC)

De volgende maatstaf die moet worden berekend, zijn de personeelskosten. U heeft een jaar lang het equivalent van één voltijdse werknemer (FTE) bespaard door een bedrijfsprocedure te automatiseren. De "volledig geladen" jaarlijkse kosten van een FTE worden gebruikt om de dollarwaarde van het rendement te berekenen. Voordelen, belastingen, pensioenregelingen en andere vergoedingen worden allemaal tijdens de looptijd volledig geladen.

3] Waarde van foutreductie

Door operationele fouten uit te filteren, helpt de RPA-bot bij de efficiënte werking van een bedrijf. Deze verandering kan gemakkelijk worden geïdentificeerd met behulp van de uitstekende analysemogelijkheden van RPA.

4] Waarde van procesversnelling

Het is de tijd die RPA nodig heeft om de reeks taken te voltooien. Dit is de tijd die wordt verminderd nadat RPA is geïmplementeerd in vergelijking met het handmatige proces.

5] Waarde van tijdwinst (VTG)

Afgezien van directe voordelen voor tijd en arbeidskosten, is het een belangrijk onderdeel. Er wordt een eenvoudige formule gebruikt om het te berekenen.

Zodra deze basisaspecten zijn berekend, kan het bedrijf verder gaan met de calculator van de ROI met behulp van de volgende formule:

RPA ROI Calculator = [(VTG*AC + Waarde van procesversnelling + Waarde van foutreductie) – AC]/AC x 100%

Waar,

VTG = (EC – AC)/AC x 100%

AC = Kosten van de door bots uitgevoerde processen

EC = Kosten van de door medewerkers uitgevoerde processen

Afsluiten

Automatisering is een van de belangrijkste aspecten waar elk bedrijf zich op moet focussen. Maar voordat u aan een reis begint om de RPA voor het bedrijf te implementeren, is het van cruciaal belang om hiervan een diepgaand begrip te hebben. Het analyseren van verschillende aspecten en het kennen van de potentiële voordelen en uitdagingen is de sleutel tot een succesvolle implementatie van RPA.

Op weg naar meer automatisering moet beginnen met eenvoudige, meetbare projecten. Later kunt u vervolgens schalen en optimaliseren voor andere processen en onderdelen van uw bedrijf. Zoek naar afdelingen en functies die automatisering nodig hebben en kunnen profiteren van de automatisering. Als het gaat om RPA voor uw bedrijf, denk dan eens aan personeelszaken, financiën en boekhouding, verkoop, orderbeheer, salarisadministratie, klantenondersteuning en beheer van de toeleveringsketen.

Het is raadzaam om contact op te nemen met een expert die kan brainstormen met de bedrijfsleiders en de mogelijke gebieden voor het implementeren van de RPA-oplossingen kan identificeren. Omdat het een holistische benadering is, zijn RPA-oplossingen er een met een groot potentieel in de komende toekomst.